EU Datenschutzgrundverordnung
Am 25. Mai 2018 ist die EU Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) europaweit in Kraft getreten. Diese gibt jedem EU-Bürger mehr Kontrolle über die eigenen Daten und nimmt gleichzeitig die Unternehmen verstärkt in die Pflicht.
Betroffen davon sind Unternehmen jeglicher Größe, vom Einzelunternehmer bis zum Konzern. Außerdem gilt die Verordnung für alle Unternehmen, die Daten von EU Bürgern verarbeiten, also auch für jene, die ihren Sitz außerhalb der EU haben.
Konkret regelt die DSGVO die Verarbeitung von personenbezogenen Daten natürlicher Personen. Personenbezogene Daten sind all jene, mit denen eine Person identifiziert werden kann. Das sind etwa Name, Adresse oder die Kontonummer.
Der Begriff „Verarbeitung“ umfasst sämtliche Interaktionen mit Daten in einem Unternehmen. Das erstreckt sich von der Erfassung, Speicherung, oder Organisation, über die Veränderung, Verwendung, oder Weiterleitung, bis hin zur Einschränkung oder Löschung. All diese Tätigkeiten sind außerdem technologieneutral, das bedeutet der Datenschutz bezieht sich auf elektronische Datenbanken genauso wie auf Akte in Papierform.
„Die DSGVO sieht vor, dass sich Unternehmen intensiv mit dem Thema Datenschutz beschäftigen.“
Jedes Unternehmen, das personenbezogene Daten verarbeitet, trifft die sogenannte Rechenschaftspflicht. Das bedeutet es muss gewisse Grundsätze einhalten, sowie deren Einhaltung belegen können.
Es muss aufgezeigt werden können zu welchem Zweck Daten verarbeitet werden, es dürfen nur die für ebendiesen Zweck erforderlichen Daten erhoben werden, und es muss dafür Sorge getragen werden, dass alle Daten richtig sind. Darüber hinaus dürfen personenbezogene Daten nicht unbegrenzt aufgehoben werden, sondern nur in dem Rahmen, wie es für den Zweck unabdingbar ist. Dafür sollte eine regelmäßige Löschung obsoleter Daten sichergestellt werden. Ein ECM System wie ELO unterstützt Sie dabei, dies nachweisbar einzuhalten.
Ein besonderes Augenmerk liegt auf dem Grundsatz der Datensicherheit. Unternehmen müssen dafür Sorge tragen, dass die verarbeiteten personenbezogenen Daten angemessen geschützt werden.
Die ersten Schutzmaßnahmen werden bereits bei der Gestaltung der Technik („privacy by design„) getroffen. Mithilfe von ELO kann z.B. eine Pseudonymisierung (z.B. Passwortsicherung) von Daten durchgeführt werden. Zusätzlich dazu müssen die Einstellungen in den jeweiligen Programmen so gewählt werden, dass die Daten bestmöglich geschützt werden („privacy by default„). ELO übernimmt hier bspw. die Aufgabe sicherzustellen, dass die betroffenen Daten durch Zugriffskontrollen und -beschränkungen vor unbefugten Personen geschützt sind.
Besondere Vorsicht ist bei der Verarbeitung sensibler Daten (z.B. Gesundheitsdaten oder politische Überzeugung) oder der Daten von Kindern geboten.
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Die Verarbeitung personenbezogener Daten fängt schon im Kleinen an. So unterliegen etwa Unterlagen von Bewerbern oder Mitarbeitern der DSGVO. Das Unternehmen trifft hier eine Auskunftspflicht die schriftlich, in elektronischer Form erfolgen sollte.
ELO schafft für Sie die notwendigen Voraussetzungen zur Einhaltung der Vorschriften und ermöglicht Ihnen, einer Person auf Anfrage einfach und unkompliziert Kopien all ihrer Daten (gespeicherte Informationen, E-Mails, Notizen,…) zu übermitteln.
Zusätzlich sind Betroffenenrechte einzuhalten. Jeder EU Bürger, dessen Daten verarbeitet werden, hat das Recht, diese berichtigen oder löschen zu lassen, bzw. deren Verarbeitung einzuschränken. Mit ELO können Sie diese Vorgänge nicht nur rasch durchführen, sondern auch gleichzeitig den erforderlichen Nachweis der Durchführung erbringen.
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Praktisch alle Unternehmen, werden ein Verzeichnis Ihrer Verarbeitungstätigkeiten führen müssen. Dieses Verzeichnis ist vom Verantwortlichen, also vom Unternehmen, das über die Verarbeitung der personenbezogenen Daten entscheidet, sowie vom Auftragsverarbeiter, also bspw. dem Lohnverrechner, zu führen.
Dieses Verzeichnis enthält neben Angaben zum Verantwortlichen (z.B. Name, UID Nummer), vor allem Informationen zum Zweck der Datenverarbeitung. Das kann in etwa Personalmanagement (z.B. Lohnverrechnung) oder Marketing (z.B. newsletter) sein. Zusätzlich sind die Kategorien der betroffenen Personen und zugehörigen Daten anzuführen. Also bspw. Mitarbeiter (z.B. Adresse, Gehalt) oder Kunden (z.B. Kontaktdaten, Kaufinteressen). Wenn Daten weitergeleitet werden (z.B. an Finanzamt, Lohnverrechnung), dann ist das genauso zu notieren, wie wenn Daten an ein Drittland gesendet werden (z.B. Mutterkonzern). Darüber hinaus sind alle technischen und organisatorischen Maßnahmen, die zur Wahrung der Sicherheit eingesetzt wurden, aufzuzeigen.
ELO sorgt dafür, dass diese Daten in einer übersichtlichen Form dargestellt werden können.
„Die DSGVO möchte die Rechte von EU-Bürgern stärken – ein komplexes Unterfangen das Unternehmen umgesetzt haben müssen.“
Durch die Einführung einer EU-weiten Datenschutz-Grundverordnung sollen die Rechte der Bürger vereinheitlicht werden und Datenschutz besser reguliert werden. Interessant ist vor allem auch, dass sich auch Firmen mit Sitz außerhalb der EU an die neuen Vorschriften halten müssen.
Aufgrund der Komplexität des Themas empfiehlt es sich, Beratung von Spezialisten in Anspruch zu nehmen. Mit deren Hilfe lassen sich die Vielzahl von Neuerungen vollständig umsetzen.
Weiterführende Informationen
Verordnung (EU) 2016/679 der europäischen Parlaments und Rates vom 27. April 2016
