EU Datenschutzgrundverordnung

Am 25. Mai 2018 tritt die EU Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) europaweit in Kraft. Diese soll jedem EU-Bürger mehr Kontrolle über die eigenen Daten geben und nimmt gleichzeitig die Unternehmen verstärkt in die Pflicht.

Betroffen davon sind Unternehmen jeglicher Größe, vom Einzelunternehmer bis zum Konzern. Außerdem gilt die Verordnung für alle Unternehmen, die Daten von EU Bürgern verarbeiten, also auch für jene, die ihren Sitz außerhalb der EU haben.

Konkret regelt die DSGVO die Verarbeitung von personenbezogenen Daten natürlicher Personen. Personenbezogene Daten sind all jene, mit denen eine Person identifiziert werden kann. Das sind etwa Name, Adresse oder die Kontonummer.

Der Begriff „Verarbeitung“ umfasst sämtliche Interaktionen mit Daten in einem Unternehmen. Das erstreckt sich von der Erfassung, Speicherung, oder Organisation, über die Veränderung, Verwendung, oder Weiterleitung, bis hin zur Einschränkung oder Löschung. All diese Tätigkeiten sind außerdem technologieneutral, das bedeutet der Datenschutz bezieht sich auf elektronische Datenbanken genauso wie auf Akte in Papierform.

Die DSGVO sieht vor, dass sich Unternehmen intensiv mit dem Thema Datenschutz beschäftigen.

 
Jedes Unternehmen, das personenbezogene Daten verarbeitet, trifft die sogenannte Rechenschaftspflicht. Das bedeutet es muss gewisse Grundsätze einhalten, sowie deren Einhaltung belegen können.

Es muss aufgezeigt werden können zu welchem Zweck Daten verarbeitet werden, es dürfen nur die für ebendiesen Zweck erforderlichen Daten erhoben werden, und es muss dafür Sorge getragen werden, dass alle Daten richtig sind. Darüber hinaus dürfen personenbezogene Daten nicht unbegrenzt aufgehoben werden, sondern nur in dem Rahmen, wie es für den Zweck unabdingbar ist. Dafür sollte eine regelmäßige Löschung obsoleter Daten sichergestellt werden. Ein ECM System wie ELO unterstützt Sie dabei, dies nachweisbar einzuhalten.

Ein besonderes Augenmerk liegt auf dem Grundsatz der Datensicherheit. Unternehmen müssen dafür Sorge tragen, dass die verarbeiteten personenbezogenen Daten angemessen geschützt werden.

Die ersten Schutzmaßnahmen werden bereits bei der Gestaltung der Technik („privacy by design„) getroffen. Mithilfe von ELO kann z.B. eine Pseudonymisierung (z.B. Passwortsicherung) von Daten durchgeführt werden. Zusätzlich dazu müssen die Einstellungen in den jeweiligen Programmen so gewählt werden, dass die Daten bestmöglich geschützt werden („privacy by default„). ELO übernimmt hier bspw. die Aufgabe sicherzustellen, dass die betroffenen Daten durch Zugriffskontrollen und -beschränkungen vor unbefugten Personen geschützt sind.

Besondere Vorsicht ist bei der Verarbeitung sensibler Daten (z.B. Gesundheitsdaten oder politische Überzeugung) oder der Daten von Kindern geboten.

Sie sind noch kein ECM Anwender? Nutzen Sie jetzt die Vorteile von ELO und sehen Sie der Datenschutz-Grundverordnung gelassen entgegen. Kontaktieren Sie uns und informieren Sie sich über Ihre Möglichkeiten.

 
Die Verarbeitung personenbezogener Daten fängt schon im Kleinen an. So unterliegen etwa Unterlagen von Bewerbern oder Mitarbeitern der DSGVO. Das Unternehmen trifft hier eine Auskunftspflicht die schriftlich, in elektronischer Form erfolgen sollte.
ELO schafft für Sie die notwendigen Voraussetzungen zur Einhaltung der Vorschriften und ermöglicht Ihnen, einer Person auf Anfrage einfach und unkompliziert Kopien all ihrer Daten (gespeicherte Informationen, E-Mails, Notizen,…) zu übermitteln.

Zusätzlich sind Betroffenenrechte einzuhalten. Jeder EU Bürger, dessen Daten verarbeitet werden, hat das Recht, diese berichtigen oder löschen zu lassen, bzw. deren Verarbeitung einzuschränken. Mit ELO können Sie diese Vorgänge nicht nur rasch durchführen, sondern auch gleichzeitig den erforderlichen Nachweis der Durchführung erbringen.

Sie nützen bereits ELO? Vereinbaren Sie jetzt einen Termin mit unseren Consultants und erhalten Sie wertvolle Tipps und Tricks über die Anwendungsgebiete im Rahmen der DSGVO.

 
Praktisch alle Unternehmen, werden ein Verzeichnis Ihrer Verarbeitungstätigkeiten führen müssen. Dieses Verzeichnis ist vom Verantwortlichen, also vom Unternehmen, das über die Verarbeitung der personenbezogenen Daten entscheidet, sowie vom Auftragsverarbeiter, also bspw. dem Lohnverrechner, zu führen.

Dieses Verzeichnis enthält neben Angaben zum Verantwortlichen (z.B. Name, UID Nummer), vor allem Informationen zum Zweck der Datenverarbeitung. Das kann in etwa Personalmanagement (z.B. Lohnverrechnung) oder Marketing (z.B. newsletter) sein. Zusätzlich sind die Kategorien der betroffenen Personen und zugehörigen Daten anzuführen. Also bspw. Mitarbeiter (z.B. Adresse, Gehalt) oder Kunden (z.B. Kontaktdaten, Kaufinteressen). Wenn Daten weitergeleitet werden (z.B. an Finanzamt, Lohnverrechnung), dann ist das genauso zu notieren, wie wenn Daten an ein Drittland gesendet werden (z.B. Mutterkonzern). Darüber hinaus sind alle technischen und organisatorischen Maßnahmen, die zur Wahrung der Sicherheit eingesetzt wurden, aufzuzeigen.
ELO sorgt dafür, dass diese Daten in einer übersichtlichen Form dargestellt werden können.

Die DSGVO möchte die Rechte von EU-Bürgern stärken – ein komplexes Unterfangen das die Unternehmen bis 25. Mai 2018 umgesetzt haben müssen.

 
Durch die Einführung einer EU-weiten Datenschutz-Grundverordnung sollen die Rechte der Bürger vereinheitlicht werden und Datenschutz besser reguliert werden. Interessant ist vor allem auch, dass sich auch Firmen mit Sitz außerhalb der EU an die neuen Vorschriften halten müssen.

Aufgrund der Komplexität des Themas empfiehlt es sich, Beratung von Spezialisten in Anspruch zu nehmen. Mit deren Hilfe lassen sich die Vielzahl von Neuerungen bis zum 25. Mai 2018 vollständig umsetzen.

 

Weiterführende Informationen

Verordnung (EU) 2016/679 der europäischen Parlaments und Rates vom 27. April 2016

TEST-FUCHS findet geeignete Lösung

Schon seit fast 70 Jahren ist das Unternehmen TEST-FUCHS mit seinen insgesamt 400 Mitarbeiter in der Entwicklung, Konstruktion und Fertigung von Prüfanlagen für die Luft- und Raumfahrt sowie von Luftfahrzeugkomponenten erfolgreich tätig. Durch das große Firmenwachstum, das steigende Papieraufkommen und wichtige qualitätssichernde Maßnahmen wurde nach einer geeigneten Lösung gesucht. Als Technikorientiertes Unternehmen will man in allen Bereichen innovativ sein. Aufgrund dessen wurde ein ganzheitliches System implementiert. Die Lösung für TEST-FUCHS war die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems ELOenterprise, DocXtractor, die automatische Eingangsrechnungsverarbeitung und Business Logic Provider um eine nahtlose Integration in das führende ERP, CRM, CAD und ihre Projektmanagement- Software zu ermöglichen. 

 

Das Unternehmen

Das Unternehmen TEST-FUCHS GmbH wurde 1946 in Groß Siegharts, Niederösterreich gegründet. Es ist weltweit einer der führenden Firmen im Bereich von Testsystemen für Luft- und Raumfahrt. TEST-FUCHS beschäftigt über 400 Mitarbeiter und hat Niederlassungen in Österreich, Deutschland, Italien, Großbritannien, Frankreich, Spanien und Singapur. Namhafte Referenzen sind unter anderem Airbus S.A.S., Boeing Operations International Inc., Air Berlin PLC & Co. Luftverkehrs KG, Austrian Airlines AG, Deutsche Lufthansa AG, Liebherr GmbH oder Rolls Royce plc.

 

„Ohne Qualitätsmanagement keine Sicherheit“

TEST-FUCHS bietet eine Gesamtlösung im Bereich Testsysteme für Luft- und Raumfahrt an. Daher lautet das Motto „Ohne Qualitätsmanagement keine Sicherheit“ und es wurde schon immer ein großes Augenmerk auf qualitätssichernde Maßnahmen gesetzt. Um eine noch bessere lückenlose, transparente und revisionssichere Dokumentation zu gewährleisten hat man sich für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems entschieden.

„Unser Unternehmen ist technikorientiert und deshalb müssen wir auch innovativ sein. Wir wollten etwas Zeitgemäßes verwenden. Ein System, dass der Firma hilft und sie unterstützt.“Herr Dipl. Ing. Haidinger, Projektleiter

 

Weg von Insellösungen

In dem fast 70-jährigen Bestehen von TEST-FUCHS hat das Unternehmen ein sehr großes Wachstum erlebt. Die Suche nach Dokumenten war oft anspruchsvoll. Mit der Einführung eines Dokumentmanagementsystems wurde ein einheitliches Archiv geschaffen. Eine Vielzahl von Informationen ist nun zugriffsbereit. Jeder Mitarbeiter hat die Möglichkeit auf dem Wissenstand seines Kollegen weiterzuarbeiten.

„Es geht um Sicherstellung von Firmen-Knowhow!“Herr Mehofer, Accounting

Das Kapital eines Unternehmens sind seine Mitarbeiter. Es ist von großer Wichtigkeit deren Wissen aufzubewahren und zur Verfügung zu haben.

 

Lösung und Umsetzung

Jetzt sind bei TEST-FUCHS ELOenterprise, die Erweiterung Docxtractor, zur intelligenten automatischen Verarbeitung eingehender Dokumente, der Business Logic Provider, eine Middleware, welche sich nahtlos in alle führenden Anwendungen, wie beispielsweise das ERP-System, anbindet, sowie einige weitere Module im Einsatz.

„Wir haben uns für diese Lösung entschieden weil ELO, im Gegensatz zu den Mitbewerbern, einen Technologievorsprung betreffend der Middleware hatte. Des Weiteren war noch das Preis-Leistungs-Verhältnis ausschlaggebend. Es war nicht das Billigstangebot aber das mit dem besten Konzept.“Herr Mehofer, Accounting

Bei TEST-FUCHS hat sich nun in einigen Bereichen eine andere Art von Arbeiten verwirklicht. Beispielsweise muss die Buchhaltung, durch die automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung, nicht mehr so viel manuell buchen und kann sich auf ihre überwachende Funktion konzentrieren.

Das einheitliche Ablagesystem gewährleistet ein optimales Suchen, sowie eine transparente Darstellung aller erforderlichen Informationen. Die Reaktionszeit auf Anfragen ist dadurch verkürzt worden.

Einige interne Freigabeprozesse sind in ELO abgebildet. Der Mitarbeiter bekommt eine Benachrichtigung wenn eine Freigabe ansteht, daher gehören mühsame, zeitaufwändige Wege der Vergangenheit an.

Bei auswärtigen Terminen kann online auf Informationen aus ELO zugegriffen werden.

 

Fazit und Ausblick

„Wir sehen die ELO-Integration nicht als Projekt, mehr wie einen Prozess. Mittlerweile können alle Mitarbeiter mit ELO arbeiten und wir merken dass immer mehr Dokumentenläufe automatisiert werden können.“Herr Dipl. Ing. Haidinger, Projektleiter

Durch die unterstützende Arbeitsweise mit ELO ist die Lösung unternehmensübergreifend ausgerollt worden. Es ist eine zentrale Plattform für alle Mitarbeiter mit deren Hilfe sie Informationen ablegen und sofort wieder ausfindig machen können.

Alle Standorte von TEST-FUCHS können auf denselben Datenstand zugreifen.

Zu der größten Herausforderung während der Einführung der Lösung äußerte sich Herr Dipl. Ing. Hadinger:

„Die Mitarbeiter müssen davon überzeugt werden, dass es eine gute Lösung ist. Im Vorfeld muss Marketing betrieben werden, um die Kolleginnen und Kollegen aufzuklären, welche Vorteile es in ihrem Arbeitsumfeld bringt. Im Mittelpunkt stehen die Menschen. Zusätzlich müssen die Prozesse gut definiert sein. Je besser, desto einfacher ist der Umgang mit ELO – dann steht nicht mehr viel im Weg.“

Laut Herrn Weiss, IT-Verantwortlicher, stehen schon einige Folgeprojekte mit der Firma Treskon an. Wie zum Beispiel das Upgrade von ELO und dem Business Logic Provider, sowie Anpassungen an bestehende und die Implementierung von neuen Workflows.

 

Nutzen

• Minimierter Suchaufwand durch die intelligente Suchfunktion
• Unternehmensweite vereinheitlichte Ablagestruktur
• Mehrere Standorte können auf denselben Datenstand zugreifen
• Gesetzeskonforme Archivierung
• Hohe Flexibilität bei geringem Programmierungsaufwand
• Intelligente Lösung für die automatisierte Erfassung von Eingangsrechnungen
• Wissen mitarbeiterunabhängig zur Verfügung zustellen
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit
• Anbindung an ERP, CRM, CAD und Projektmanagement- Software

Europos verkürzt die Reaktionszeit

Europos GesmbH ist in den Bereichen IT-Service, Kassensysteme und Digital Signage spezialisiert. Durch den erhöhten Verwaltungsaufwand sowie der Wichtigkeit der schnellen Reaktion bei Kundenanfragen ist eine Situation entstanden, die verbessert werden musste. Dadurch wurde die Idee der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems geboren. Treskon wurde aufgrund des Verständnisses für das Unternehmen und den konkreten Lösungsvorschlägen der Partner zur Umsetzung. Nun arbeitet Europos mit ELOprofessional und AWELOS um Dokumente nicht suchen zu müssen sondern auf Knopfdruck bereitstellen zu können. Zusätzlich wurde eine Anbindung für die Außendienstmitarbeiter realisiert um ein zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten zu ermöglichen.

 

Das Unternehmen

2007 wurde das Unternehmen Europos GesmbH mit Hauptsitz an der Hohen Wand, in Niederösterreich, gegründet. Europos ist in den Bereichen IT-Service, Kassensysteme und Digital Signage spezialisiert. Mit elf Technikerstandorten in Österreich wird schnellst möglicher Service und Reparaturen garantiert. Falls Probleme bei Kunden auftreten, wird durch das Expertenwissen der Mitarbeiter und definierten Service Level Agreements gewährleistet, dass die Systeme des Kunden innerhalb der vorgegebenen Zeit wieder zur Verfügung stehen. Rewe International AG, MTH Retail Group Holding GmbH und Lidl Österreich GmbH sind nur einige der zahlreichen Kunden der Europos.

Europos – Ihr Spezialist am Point of Sale

Mittels Digital Signage wird gezielte Werbung, durch Displays und Soundboxen, bei den Kunden platziert. Die langjährige Erfahrung und Partnerschaft im Handelsgewerbe ermöglicht Europos, Digital Signage mit marktgerechte Softwarelösungen zu realisieren.

Auf die kostengünstige und punktgenaue Werbung, der einfachen Erstellung interaktiver und personalisierten Botschaften, wurden schon viele Kunden aufmerksam. Diese setzen nun überaus zufrieden Digital Signage ein. Wie zum Beispiel Dunkin‘ Donuts der M&D Restaurant Development GmbH oder die Bawag P.S.K. Bank für Arbeit und Wirtschaft und Österreichische Postsparkasse AG.

Noch schneller reagieren

Einer der wichtigsten Themen im IT-Service Bereich ist es, konkurrenzfähig zu bleiben. Das wird durch optimale Reaktionszeit gegenüber dem Kunden erreicht. Europos hat im Unternehmen, bezüglich Systemen, mit Insellösungen gearbeitet. Viele Dokumente kommen per E-Mail und wurden im internen Netzwerk abgelegt. Unstrukturierte Daten konnten nicht in Verbindung mit einzelnen Vorgängen gebracht werden. Gegenüber den Kunden bestand Dokumentationspflicht und Nachvollziehbarkeit. Durch die erhöhten Verwaltungsaufwände und steigenden Herausforderungen im BackOffice wurde nach einer Lösung zur Unterstützung gesucht.

„Als Service-Dienstleister ist es wichtig unsere Kunden zufriedenzustellen und dementsprechend war es auch die Herausforderungen all die Dokumente, die während unserer Servicefälle entstehen, dem Kunden zur Verfügung zu stellen und dies ist nur mehr möglich wenn wir das digital machen. Andernfalls wäre es ein zu hoher Aufwand betreffend der Kommunikation und der Darstellung.“Werner Eckner, Geschäftsführer, EUROPOS

Herr Eckner hatte konkrete Anforderungen. Er wollte eine intuitive Bedienung, um schnell Akzeptanz bei den Mitarbeitern zu schaffen. Anwender sollen nicht mehr so viel Zeit zum Archivieren aufbringen müssen und schnell zu den Vorgängen Auskunft geben können. Wichtig war auch die Integration in das bestehende System Microsoft Dynamics NAV sowie die Anbindung für die Außendienstmitarbeiter. Schlussendlich war schnell klar, welches System es werden soll und welcher Partner gemeinsam mit Europos den Weg zum effizienteren Arbeiten gehen wird.

„Wir haben uns für Treskon entschieden, weil ein Verständnis für unser Unternehmen vorhanden war und konkrete Lösungsvorschläge vorgestellt wurden.“Werner Eckner, Geschäftsführer, EUROPOS

Lösung und Umsetzung

Durch den Einsatz von ELOprofessional, der ELO Digital Office GmbH, und AWELOS, der ACTIWARE GmbH, sind nun alle Daten, ob strukturiert oder unstrukturiert, nachvollziehbar und transparent abgelegt und zu finden. Es kann mitarbeiterunabhängig gearbeitet werden. Zuvor war das Wissen an einen Sachbearbeiter gebunden. Herr Eckner ist von der Antwortzeit bei Anfragen begeistert: „Im Falle von Rückfragen ist es uns jetzt möglich sofort Auskunft zu geben, was zuvor länger gedauert hat.“ Der Geschäftsführer nennt noch weitere Vorteile: Die eingeführte Mailarchivierung bringt das gesamte Unternehmen auf einen einheitlichen Wissenstand. Die Funktion der intelligenten Suche, im Dokumentenmanagement, ermöglicht auch das Auffinden von Dokumenten die nicht stark klassifiziert wurden. Durch das mobile Arbeiten sind die Techniker in der Lage zeit- und ortsunabhängig auf alle relevanten Daten zugreifen zu können.

Fazit und Ausblick

„Die Zusammenarbeit mit Treskon war geprägt von Professionalität. Uns war bewusst, dass die Kompetenz der Mitarbeiter ein massiver Vorteil ist. Unsere Lösungsansätze wurden immer hinterfragt und gegebenenfalls verbessert. Durch die strukturierte Vorgehensweise kam es zu keinen Überraschungen.“Werner Eckner, Geschäftsführer, EUROPOS

Das Projekt war nach vier Monaten termingerecht beendet. Die Mitarbeiter der Europos können, aufgrund der Benutzerfreundlichkeit der Middleware, Anpassungen selbstständig durchführen. In einem Folgeprojekt wird die automatische Eingangsrechnungsverarbeitung geplant.

Nutzen

• 50% Einsparung des Suchaufwandes durch die intelligente Suchfunktion
• 20% Einsparung der Durchlaufzeit bei der Auftragsverwaltung
• 40% Steigerung der Kundenzufriedenheit durch schnelle Reaktionen
• 25m² Einsparung des Archivplatzes
• Wissen mitarbeiterunabhängig zur Verfügung stellen
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit
• Anbindung an Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics CRM

Brucha eliminiert die Papierflut

Brucha GesmbH ist mit seinen insgesamt 600 Mitarbeiter in den Bereichen Kühlhaus- und Hallenbau schon seit 1948 erfolgreich tätig. Durch die steigende Papierflut und einen aufwändigen Eingangsrechnungsprozess wurde eine geeignete Lösung zur Unterstützung gesucht. Mit Hilfe der strukturierten Vorgehensweise von Treskon wurde ELOprofessional, DocXtractor, die automatische Eingangsrechnungsverarbeitung und Business Logic Provider, um eine nahtlose Integration in das führende ERP-System zu ermöglichen, implementiert.

 

Das Unternehmen

Das Unternehmen Brucha GesmbH wurde 1948 in Michelhausen, Niederösterreich gegründet. Es ist auf die Herstellung von hochwertigen Paneelen für den Kühlhaus- und Hallenbau in Industrie und Landwirtschaft spezialisiert.
Mit mehr als 600 Mitarbeiter, Niederlassungen auf der ganzen Welt und durch die konstante Spitzenleistung von Brucha, sichert sich das Unternehmen den Platz als Marktführer in Österreich seit 2011. Aufgrund von Tradition vereint mit modernster Technologie werden maßgeschneiderte Lösungen für die Kunden im Bereich Dach, Wand und Fassade ermöglicht.
Einige der vielen namhaften Referenzen sind zum Beispiel Austria Metall AG, AGRANA Beteiligungs-AG, Airbus Operations GmbH, Lebensmittellogistik wie REWE, Metro und SPAR AG, sowie zahlreiche renommierte Betriebe aus der Lebensmittelverarbeitung wie Backaldrin, Ströck, Berger Schinken, Radatz, Wiesbauer, Schirnhofer und viele mehr.

Brucha – Tradition und Moderne Technologie

Die 67-jährige Erfahrung und die immerwährende Investitionen in neuen Technologien ermöglicht Brucha die Marktführerschaft in Österreich zu halten. Des Weiteren wird dem Thema Nachhaltigkeit durch Umweltmanagement-Zertifizierungen und thermische Gebäudesanierung große Bedeutung gewidmet.

Intelligente Eingangsrechnungsverarbeitung – Docxtractor

Durch die Größe des Unternehmens ist auch eine steigende Papierflut in den einzelnen Abteilungen aufgetreten. Es wurde immer schwieriger Dokumente schnell zu finden und zur Verfügung zu haben. Der Eingangsrechnungsprozess war mit sehr viel Papier und längeren Wartezeiten bezüglich Freigaben verbunden. Aufgrund dessen wurde nach einer Lösung zur Unterstützung gesucht.

„Wir wollten die steigende Papierflut eliminieren, ein einheitliches Ablagesystem schaffen sowie eine Nachvollziehbarkeit erhalten, wo sich gerade die Rechnung befindet. Durch das neue System können jetzt keine Dokumente mehr verloren gehen.“Susanne Brucha, Geschäftsführerin von Brucha

Frau Brucha war schon lange auf der Suche nach einem geeigneten System, welches all ihre Anforderungen erfüllen konnte. ELOprofessional und schlussendlich die Firma Treskon konnten Frau Brucha überzeugen:

„Die Scan-Funktion war nur bei ELO so ausgereift, wie wir sie brauchen konnten. Treskon hat durch die strukturierte Arbeitsweise gut zu uns gepasst. Auch wenn die Wogen hochgegangen sind, konnten wir gemeinsam den Überblick bewahren und alles Step-by-Step lösen.“

Lösung und Umsetzung

Jetzt ist bei Brucha GesmbH ELOprofessional sowie die Erweiterung Docxtractor, zur intelligenten automatischen Verarbeitung eingehender Dokumente, im Einsatz. Um eine nahtlose Integration in das führende individualisierte ERP-System zu ermöglichen, wurde zusätzlich das Modul Business Logic Provider implementiert.

„Wir wollten ein System, das mehr kann – welches ausbaufähig ist. Ein einfaches System. Deswegen haben wir uns für diese Lösung und deren Erweiterungen entschieden.“Herbert Fidler, IT-Leiter von Brucha

Nun ist das Wissen für alle berechtigten Personen im Unternehmen einheitlich. Es ist jederzeit ersichtlich wo sich die Rechnungen befinden und kann orts-und zeitunabhängig freigegeben werden. Urlaubsvertretungen und Praktikanteneinsätze stellen nun kein Problem mehr dar, weil alle Dokumente intuitiv abgelegt und sofort gefunden werden können.

Fazit und Ausblick

Das Projekt wurde innerhalb von zwei Monaten realisiert. Jedoch wurde der Vorbereitungszeit zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt; laut Frau Brucha:

„Es gab viele Herausforderungen. Was ich nur jeden empfehlen kann: Die Abläufe und die bestehenden EDV-Systeme genau anzusehen, damit die Implementierung reibungslos funktioniert. Je besser die Vorbereitung, desto besser die Umsetzung.“

Nun stehen schon einige Folgeprojekte mit der Firma Treskon an. Einerseits die Emailarchivierung, um auch den Schriftverkehr vorgangsbezogen Ablegen zu können. Anderseits ist die Einführung einer Projektakte veranlasst um alle erforderlichen Informationen transparent darzustellen.

Nutzen

• 40% Einsparung des Suchaufwandes durch die intelligente Suchfunktion
• 30% Einsparung der Durchlaufzeit bei der Eingangsrechnungsverarbeitung
• Dokumente gehen nicht mehr verloren
• Das Wissen wird mitarbeiterunabhängig zur Verfügung gestellt
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit sind gegeben
• Anbindung an das individualisierte ERP-System und AS400-Finanzbuchhaltung

HeliAir optimiert Qualitätsmanagement

Die 1982 gegründete HeliAir mit Sitz in Innsbruck hat 43 Mitarbeiter und ist auf Wartung, Design, Modifikation und Instandhaltung von Rettungshubschraubern der ÖAMTC-Flugrettung spezialisiert. Durch den vermehrten Dokumentationsaufwand in der Luftfahrt und Platzmangel entstand eine prekäre Ablage-Situation, die das Auffinden der Daten behinderte. Treskon hat diesbezüglich eine Lösung mit ELOprofessional gefunden. Nun profitieren davon alle Arbeitsplätze, der Archivraum und die Ordner wurden aufgelöst.

 

Das Unternehmen

Das österreichische Unternehmen Helikopter Air Transport GmbH (HeliAir), Wien, ist eine Tochtergesellschaft des Österreichischen Automobil-, Motorrad- und Touring Clubs (ÖAMTC). HeliAir ist vor allem im Bereich Wartung, Design, Modifikation und Instandhaltung von Notarzthubschraubern der ÖAMTC-Flugrettung tätig und nach EASA Part 145, Part M, Part 21 G und J zertifiziert. Für die Helikopter-Spezialisten ist Qualitätsmanagement seit Jahren eine wesentliche Unternehmens-Leitlinie. 2013 wurde daher auch das Dokumenten-Management mit ELOprofessional optimiert.

Der ÖAMTC ist Gründungsmitglied von ARC Europe und Mitglied der wichtigsten internationalen Dachverbände der Automobil- und Touringclubs. Der österreichische Verkehrsclub hat knapp 1,9 Millionen Mitglieder und ist damit Österreichs größter und weltweit der siebtgrößte Automobilclub. Er arbeitet eng mit dem deutschen ADAC zusammen. Eine ganz wichtige Säule des ÖAMTC ist der gemeinnützige Christophorus Flugrettungsverein (CFV), der größte Anbieter für Flugrettung in Österreich. Der CFV betreibt 16 Ganzjahresstandorte und besitzt 18 Hubschrauber. Im Winter kommen 6 Winterstandorte hinzu. Für die behördlich vorgeschriebene technische Wartung dieser Notarzthubschrauber ist die ÖAMTC-Tochter HeliAir zuständig.

„Durch die Anerkennung ELOs durch unsere zuständige Behörde, wurde der Arbeitsaufwand des Archivierens um ein Vielfaches reduziert.“Thomas Hemetzberger, Qualitäts-Manager, ÖAMTC

Leben retten in 14 Minuten

Der ÖAMTC ist ein überparteilicher, gemeinnütziger Verein, der mobile Menschen unterstützt tund vertritt. Der Verkehrsclub entstand 1946 durch die Vereinigung des Österreichischen Touring-Clubs mit dem Österreichischen Automobil-Club. 1982 gründete der ÖAMTC den Christophorus Flugrettungsverein (CFV), nachdem ein Innsbrucker Chirurg den Zustand der österreichischen Flugrettung kritisierte. Was mit zwei Notarzthubschraubern (NAH) begann, wurde bereits im Mai 1985 bundesweit ausgedehnt. 30 Jahre später, 2013, hat der CFV 18 Hubschrauber im Einsatz, mittlerweile ausschließlich den von Eurocopter hergestellten EC-135. Die 16 Hubschrauber-Stützpunkte decken Österreich komplett ab, durchschnittlich benötigt ein NAH daher nur 14 Minuten zum Notfallort. Die Anforderung erfolgt über den üblichen österreichischen Rettungs-Notruf 144 und wird über die örtlich zuständige Leitstelle vermittelt. Der ursprünglich unter dem Namen Christophorus 1 fliegende Notarzthubschrauber befindet sich seit Dezember 2003 im Technischen Museum Wien.

Optimierung durch ELOprofessional

Inzwischen sind alle eingescannten Wartungsunterlagen zu Hubschraubern in ELO archiviert. Per Mausklick können die Mitarbeiter nun sofort darauf zugreifen, das lange Suchen gehört der Vergangenheit an. Und das Beste: Mit der mobilen Applikation von ELO können die Techniker bei Vor-Ort-Einsätzen jederzeit auf die Wartungsaufzeichnungen zugreifen. Das verkürzt die Einsatzdauer, senkt die Kosten und erhöht den Kundenservice deutlich. Ebenso werden in ELO jetzt sämtliche Audit-Berichte, Permits und luftfahrzeugrelevante Dokumente wie beispielsweise Auftragsscheine (Work-Orders), Checklisten, Zulassungspapiere, Lärmzeugnisse oder Verwendungsbeschwerungen verwaltet.

Fazit und Ausblick

Qualitätsmanager Hemetzberger ist mehr als zufrieden: „Die Zusammenarbeit mit dem ELO Business-Partner Treskon war hervorragend und die Akzeptanz innerhalb des Nutzerkreises ist extrem hoch. Das System läuft stabil, der Server und die dazugehörige Software sind ohne Auffälligkeiten.“ Als weitere Ausbaustufe ist die Implementierung eines Freigabeprozesses für diverse EASA konforme Dokumente geplant.

Nutzen

• Zukunftssichere Archivierung
• Flexibilität, einfache Erweiterbarkeit
• Vertraute Ablagestruktur
• Modularer Aufbau
• Sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis