Lösungen | Treskon

Unternehmensdaten und Dokumente

Unternehmen halten einen erheblichen Anteil ihres Wissen in Dokumenten oder Daten fest. Diese Informationen gilt es zu erfassen, kategorisieren, verwalten und bewahren. Die Dichte an Informationen erhöht sich stetig, deswegen wird es notwendig Informationen automatisiert zu verarbeiten um Daten für Mensch und Maschine aufzubereiten.

Unternehmen

dokumente

Office-Suite
Netzwerk-Freigabe
CAD / CAM
ERP
CRM
Intranet
E-Mail
Scans
Fax

daten

Portal
Fachapplikationen
ERP
CRM
Cloud - Tools
Social
API - Schnittstellen
BI

Planung

Prozesse, Konzept, Richtlinien

Zu Beginn jedes Projekts steht die Planung worin Prozesse definiert und Richtlinien aufgegriffen werden um daraus ein Konzept für eine Lösung zu entwickeln. Bei der Erstellung des Realisierungskonzepts werden unsere Analytiker ihre Anwender und Projektinteressenten von Anfang involvieren damit die Lösung entlang Ihrer bestehenden Arbeitsabläufe entsteht.

Prozess- und Integrationsschicht

Integration

Als maßgeblicher Erfolg wird die Integration in das vorhandene Umfeld gewertet. Systeme wie ERP, Finanzbuchhaltung oder CRM sind maßgeblicher Teil unternehmerischer Prozesse und gehören somit bei der Einführung von EIM und ECM-Systemen eingebunden. Insbesondere aus organisatorischer Sicht sind Prozesse so darzustellen das eine volle Integration – aus jeglicher Sicht – möglich wird.

Orchestrierung

Viele ECM-Systeme und Paradigmen scheitern am singulären Ansatz. Selbst Unternehmen welche großflächig auf ECM setzen können mehrere Datencontainer nicht verhindern. Somit gilt es, Dokumenten und Informationen aus getrennten Quellen zu erschließen und für Anwender alles Ganzes darzustellen.

Enterprise-Content-Management

Dokumenten Verwaltung
Die Verwaltung von Dokumenten ist ein zentraler Bestandteil von einem ECM, womit unstruktierte Daten organisiert werden:
- Kategorisierung inkl. Metadaten
- Versionierung
- Revisionssicherheit
- Archivierung und Einhaltung von Aufbewahrungspflichten
- Berechtigung und Nachvollziehbarkeit von Zugriffen
Portale

Mittels Web-Portalen können Inhalte für Teams oder Geschäfts- partner zur Verfügung gestellt werden. Portale werden auch als „Projekträume“ definiert und gelten als große Erleichterung bei der gemeinsamen Arbeit an Aufgaben, Dokumente und Ziele. Dokumente und Informationen müssen künftig nicht mehr per Mail abgeglichen werden und konkurrierende Informationsstände sind verhindert.
Vorgangsbezogene Akte

Informationen und Dokumente entstehen entlang von Vorgängen. Ganz egal ob es sich um den Verkaufs-, Mitarbeiter- oder Bestellakt handelt. Dokumente als auch Informationen können enstprechend ihrer Zugehörigkeit mit Metadaten versehen und somit in Bezug gestellt werden. Abteilungsübergreifendes Dokumentenmanagement lässt es zu, dass ein und das selbe Dokument auch mehreren vorgangsbezogenen Akten gleichzeitig zugewiesen wird. Somit entsteht eine unternehmensweite Sicht auf die gleichen Informationen.
Posteingangsautomatisierung
Die Verarbeitung des Posteingangs, egal ob Analog oder Digital, ist ein kritischer und zeitaufwändiger Prozess. Bereits mit der Automatisierung eines Teilbereichs, nämlich der Eingangsrechnungen, können bereits große Zeitersparnisse und Prozessverbesserungen erreicht werden. Je nach Anforderung können verschiedene Techniken, zum Erfolg führen:
- Automatische Belegerfassung mittels Barcodes
- Selbstlernendes System zur Dokumentklassifizierung,
- Extraktion und Prozessansteuerung
- Kontextbezogene Erfassung von Emails
Prozess Optimierungen

Durch den Einsatz von ECM können sämtliche Prozesse rund um unternehmensrelevante Informationen oder Dokumente automatisiert, erfasst und überwacht werden. Aufgrund einer flexiblen Workflow-Engine lasssen sich Prozesse ohne Programmieraufwand umsetzen. Teilnehmer können sich per mobilen Geräten, Portal oder Rich-Client involvieren. Im Sinne von ECM, als Unternehmensplattform, sind Prozesse über Geschäftsanwendungen hinweg implementiert und bietet some eine große Durchdringung womit Informationen zentralisiert sind.
Mobiles Arbeiten

Vormals eher als „Marketing-Innovation“ belächelt, handelt es sich nun um einen realisierbaren Ansatz, der ortsunabhängige Mitarbeiter nicht von den verfügbaren Informationen abschneidet und eine Prozessteilnahme ermöglicht. Herausforderungen, wie die Arbeit ohne Verbindung sind gelöst – Datensätze werden offline erfasst, Dokumente ohne Konnektivität zur Zentrale sind verfügbar.

Produkte

ELO ECM SUITE

Mit der ELO ECM-Suite 10 von ELO Digital Office wird die Zentralisierung der elektronischen Archivierung und Verwaltung von Gechäftsdokumenten und Geschäftsinformationen möglich. Prozesse rund um Dokumente und Informationen lassen sich unternehmensweit integrieren. Für den Informations-Arbeiter von heute stehen verschiedene Zugriffsmöglichkeiten zur Verfügung: Rich-Clients, Portal, mobiler Zugriff oder voll-integrierte Anwendungen.

ACTIWARE AWELOS

AWELOS von ACTIWARE ist die universale Middleware mit der Prozesse für die Archivierung, Bereitstellung von Inhalten und Abläufe automatisiert werden. Unabhängig von Quelle oder ECM/DMS-System werden mittels AWELOS Dokumente,
Informationen und Prozesse vereinheitlicht automatisiert und für verschiedene Situationen innerhalb Applikationen zur
Verfügung gestellt.

Know-how sicherstellen
KundeTEST-FUCHS
BrancheLuftfahrt
Mitarbeiter400
LandAUT

TEST-FUCHS findet geeignete Lösung

Schon seit fast 70 Jahren ist das Unternehmen TEST-FUCHS mit seinen insgesamt 400 Mitarbeiter in der Entwicklung, Konstruktion und Fertigung von Prüfanlagen für die Luft- und Raumfahrt sowie von Luftfahrzeugkomponenten erfolgreich tätig. Durch das große Firmenwachstum, das steigende Papieraufkommen und wichtige qualitätssichernde Maßnahmen wurde nach einer geeigneten Lösung gesucht. Als Technikorientiertes Unternehmen will man in allen Bereichen innovativ sein. Aufgrund dessen wurde ein ganzheitliches System implementiert. Die Lösung für TEST-FUCHS war die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems ELOenterprise, DocXtractor, die automatische Eingangsrechnungsverarbeitung und Business Logic Provider um eine nahtlose Integration in das führende ERP, CRM, CAD und ihre Projektmanagement- Software zu ermöglichen.

Das Unternehmen

Das Unternehmen TEST-FUCHS GmbH wurde 1946 in Groß Siegharts, Niederösterreich gegründet. Es ist weltweit einer der führenden Firmen im Bereich von Testsystemen für Luft- und Raumfahrt. TEST-FUCHS beschäftigt über 400 Mitarbeiter und hat Niederlassungen in Österreich, Deutschland, Italien, Großbritannien, Frankreich, Spanien und Singapur. Namhafte Referenzen sind unter anderem Airbus S.A.S., Boeing Operations International Inc., Air Berlin PLC & Co. Luftverkehrs KG, Austrian Airlines AG, Deutsche Lufthansa AG, Liebherr GmbH oder Rolls Royce plc.

„Ohne Qualitätsmanagement keine Sicherheit“

TEST-FUCHS bietet eine Gesamtlösung im Bereich Testsysteme für Luft- und Raumfahrt an. Daher lautet das Motto „Ohne Qualitätsmanagement keine Sicherheit“ und es wurde schon immer ein großes Augenmerk auf qualitätssichernde Maßnahmen gesetzt. Um eine noch bessere lückenlose, transparente und revisionssichere Dokumentation zu gewährleisten hat man sich für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems entschieden.

„Unser Unternehmen ist technikorientiert und deshalb müssen wir auch innovativ sein. Wir wollten etwas Zeitgemäßes verwenden. Ein System, dass der Firma hilft und sie unterstützt.“Herr Dipl. Ing. Haidinger, Projektleiter

Weg von Insellösungen

In dem fast 70-jährigen Bestehen von TEST-FUCHS hat das Unternehmen ein sehr großes Wachstum erlebt. Die Suche nach Dokumenten war oft anspruchsvoll. Mit der Einführung eines Dokumentmanagementsystems wurde ein einheitliches Archiv geschaffen. Eine Vielzahl von Informationen ist nun zugriffsbereit. Jeder Mitarbeiter hat die Möglichkeit auf dem Wissenstand seines Kollegen weiterzuarbeiten.

„Es geht um Sicherstellung von Firmen-Knowhow!“Herr Mehofer, Accounting

Das Kapital eines Unternehmens sind seine Mitarbeiter. Es ist von großer Wichtigkeit deren Wissen aufzubewahren und zur Verfügung zu haben.

Lösung und Umsetzung

Jetzt sind bei TEST-FUCHS ELOenterprise, die Erweiterung Docxtractor, zur intelligenten automatischen Verarbeitung eingehender Dokumente, der Business Logic Provider, eine Middleware, welche sich nahtlos in alle führenden Anwendungen, wie beispielsweise das ERP-System, anbindet, sowie einige weitere Module im Einsatz.

„Wir haben uns für diese Lösung entschieden weil ELO, im Gegensatz zu den Mitbewerbern, einen Technologievorsprung betreffend der Middleware hatte. Des Weiteren war noch das Preis-Leistungs-Verhältnis ausschlaggebend. Es war nicht das Billigstangebot aber das mit dem besten Konzept.“Herr Mehofer, Accounting

Bei TEST-FUCHS hat sich nun in einigen Bereichen eine andere Art von Arbeiten verwirklicht. Beispielsweise muss die Buchhaltung, durch die automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung, nicht mehr so viel manuell buchen und kann sich auf ihre überwachende Funktion konzentrieren.

Das einheitliche Ablagesystem gewährleistet ein optimales Suchen, sowie eine transparente Darstellung aller erforderlichen Informationen. Die Reaktionszeit auf Anfragen ist dadurch verkürzt worden.

Einige interne Freigabeprozesse sind in ELO abgebildet. Der Mitarbeiter bekommt eine Benachrichtigung wenn eine Freigabe ansteht, daher gehören mühsame, zeitaufwändige Wege der Vergangenheit an.

Bei auswärtigen Terminen kann online auf Informationen aus ELO zugegriffen werden.

Fazit und Ausblick

„Wir sehen die ELO-Integration nicht als Projekt, mehr wie einen Prozess. Mittlerweile können alle Mitarbeiter mit ELO arbeiten und wir merken dass immer mehr Dokumentenläufe automatisiert werden können.“Herr Dipl. Ing. Haidinger, Projektleiter

Durch die unterstützende Arbeitsweise mit ELO ist die Lösung unternehmensübergreifend ausgerollt worden. Es ist eine zentrale Plattform für alle Mitarbeiter mit deren Hilfe sie Informationen ablegen und sofort wieder ausfindig machen können.

Alle Standorte von TEST-FUCHS können auf denselben Datenstand zugreifen.

Zu der größten Herausforderung während der Einführung der Lösung äußerte sich Herr Dipl. Ing. Hadinger:

„Die Mitarbeiter müssen davon überzeugt werden, dass es eine gute Lösung ist. Im Vorfeld muss Marketing betrieben werden, um die Kolleginnen und Kollegen aufzuklären, welche Vorteile es in ihrem Arbeitsumfeld bringt. Im Mittelpunkt stehen die Menschen. Zusätzlich müssen die Prozesse gut definiert sein. Je besser, desto einfacher ist der Umgang mit ELO – dann steht nicht mehr viel im Weg.“

Laut Herrn Weiss, IT-Verantwortlicher, stehen schon einige Folgeprojekte mit der Firma Treskon an. Wie zum Beispiel das Upgrade von ELO und dem Business Logic Provider, sowie Anpassungen an bestehende und die Implementierung von neuen Workflows.

Nutzen

Minimierter Suchaufwand durch die intelligente Suchfunktion

Unternehmensweite vereinheitlichte Ablagestruktur

Mehrere Standorte können auf denselben Datenstand zugreifen

Gesetzeskonforme Archivierung

Hohe Flexibilität bei geringem Programmierungsaufwand

Intelligente Lösung für die automatisierte Erfassung von Eingangsrechnungen

Wissen mitarbeiterunabhängig zur Verfügung zustellen

Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Anbindung an ERP, CRM, CAD und Projektmanagement- Software
Verkürzte Reaktionszeiten
KundeEuropos
BrancheDigital Signage
LandAUT

Europos verkürzt die Reaktionszeit

Europos GesmbH ist in den Bereichen IT-Service, Kassensysteme und Digital Signage spezialisiert. Durch den erhöhten Verwaltungsaufwand sowie der Wichtigkeit der schnellen Reaktion bei Kundenanfragen ist eine Situation entstanden, die verbessert werden musste. Dadurch wurde die Idee der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems geboren. Treskon wurde aufgrund des Verständnisses für das Unternehmen und den konkreten Lösungsvorschlägen der Partner zur Umsetzung. Nun arbeitet Europos mit ELOprofessional und AWELOS um Dokumente nicht suchen zu müssen sondern auf Knopfdruck bereitstellen zu können. Zusätzlich wurde eine Anbindung für die Außendienstmitarbeiter realisiert um ein zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten zu ermöglichen.

Das Unternehmen

2007 wurde das Unternehmen Europos GesmbH mit Hauptsitz an der Hohen Wand, in Niederösterreich, gegründet. Europos ist in den Bereichen IT-Service, Kassensysteme und Digital Signage spezialisiert. Mit elf Technikerstandorten in Österreich wird schnellst möglicher Service und Reparaturen garantiert. Falls Probleme bei Kunden auftreten, wird durch das Expertenwissen der Mitarbeiter und definierten Service Level Agreements gewährleistet, dass die Systeme des Kunden innerhalb der vorgegebenen Zeit wieder zur Verfügung stehen. Rewe International AG, MTH Retail Group Holding GmbH und Lidl Österreich GmbH sind nur einige der zahlreichen Kunden der Europos.

Europos – Ihr Spezialist am Point of Sale

Mittels Digital Signage wird gezielte Werbung, durch Displays und Soundboxen, bei den Kunden platziert. Die langjährige Erfahrung und Partnerschaft im Handelsgewerbe ermöglicht Europos, Digital Signage mit marktgerechte Softwarelösungen zu realisieren.

Auf die kostengünstige und punktgenaue Werbung, der einfachen Erstellung interaktiver und personalisierten Botschaften, wurden schon viele Kunden aufmerksam. Diese setzen nun überaus zufrieden Digital Signage ein. Wie zum Beispiel Dunkin‘ Donuts der M&D Restaurant Development GmbH oder die Bawag P.S.K. Bank für Arbeit und Wirtschaft und Österreichische Postsparkasse AG.

Noch schneller reagieren

Einer der wichtigsten Themen im IT-Service Bereich ist es, konkurrenzfähig zu bleiben. Das wird durch optimale Reaktionszeit gegenüber dem Kunden erreicht. Europos hat im Unternehmen, bezüglich Systemen, mit Insellösungen gearbeitet. Viele Dokumente kommen per E-Mail und wurden im internen Netzwerk abgelegt. Unstrukturierte Daten konnten nicht in Verbindung mit einzelnen Vorgängen gebracht werden. Gegenüber den Kunden bestand Dokumentationspflicht und Nachvollziehbarkeit. Durch die erhöhten Verwaltungsaufwände und steigenden Herausforderungen im BackOffice wurde nach einer Lösung zur Unterstützung gesucht.

„Als Service-Dienstleister ist es wichtig unsere Kunden zufriedenzustellen und dementsprechend war es auch die Herausforderungen all die Dokumente, die während unserer Servicefälle entstehen, dem Kunden zur Verfügung zu stellen und dies ist nur mehr möglich wenn wir das digital machen. Andernfalls wäre es ein zu hoher Aufwand betreffend der Kommunikation und der Darstellung.“Werner Eckner, Geschäftsführer, EUROPOS

Herr Eckner hatte konkrete Anforderungen. Er wollte eine intuitive Bedienung, um schnell Akzeptanz bei den Mitarbeitern zu schaffen. Anwender sollen nicht mehr so viel Zeit zum Archivieren aufbringen müssen und schnell zu den Vorgängen Auskunft geben können. Wichtig war auch die Integration in das bestehende System Microsoft Dynamics NAV sowie die Anbindung für die Außendienstmitarbeiter. Schlussendlich war schnell klar, welches System es werden soll und welcher Partner gemeinsam mit Europos den Weg zum effizienteren Arbeiten gehen wird.

„Wir haben uns für Treskon entschieden, weil ein Verständnis für unser Unternehmen vorhanden war und konkrete Lösungsvorschläge vorgestellt wurden.“Werner Eckner, Geschäftsführer, EUROPOS

Lösung und Umsetzung

Durch den Einsatz von ELOprofessional, der ELO Digital Office GmbH, und AWELOS, der ACTIWARE GmbH, sind nun alle Daten, ob strukturiert oder unstrukturiert, nachvollziehbar und transparent abgelegt und zu finden. Es kann mitarbeiterunabhängig gearbeitet werden. Zuvor war das Wissen an einen Sachbearbeiter gebunden. Herr Eckner ist von der Antwortzeit bei Anfragen begeistert: „Im Falle von Rückfragen ist es uns jetzt möglich sofort Auskunft zu geben, was zuvor länger gedauert hat.“ Der Geschäftsführer nennt noch weitere Vorteile: Die eingeführte Mailarchivierung bringt das gesamte Unternehmen auf einen einheitlichen Wissenstand. Die Funktion der intelligenten Suche, im Dokumentenmanagement, ermöglicht auch das Auffinden von Dokumenten die nicht stark klassifiziert wurden. Durch das mobile Arbeiten sind die Techniker in der Lage zeit- und ortsunabhängig auf alle relevanten Daten zugreifen zu können.

Fazit und Ausblick

„Die Zusammenarbeit mit Treskon war geprägt von Professionalität. Uns war bewusst, dass die Kompetenz der Mitarbeiter ein massiver Vorteil ist. Unsere Lösungsansätze wurden immer hinterfragt und gegebenenfalls verbessert. Durch die strukturierte Vorgehensweise kam es zu keinen Überraschungen.“Werner Eckner, Geschäftsführer, EUROPOS

Das Projekt war nach vier Monaten termingerecht beendet. Die Mitarbeiter der Europos können, aufgrund der Benutzerfreundlichkeit der Middleware, Anpassungen selbstständig durchführen. In einem Folgeprojekt wird die automatische Eingangsrechnungsverarbeitung geplant.

Nutzen

50% Einsparung des Suchaufwandes durch die intelligente Suchfunktion

20% Einsparung der Durchlaufzeit bei der Auftragsverwaltung

40% Steigerung der Kundenzufriedenheit durch schnelle Reaktionen

25m² Einsparung des Archivplatzes

Wissen mitarbeiterunabhängig zur Verfügung stellen

Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Anbindung an Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics CRM
Digitale Eingangsrechnungen
KundeBRUCHA
BrancheBau
Mitarbeiter600
LandAUT

Brucha eliminiert die Papierflut

Brucha GesmbH ist mit seinen insgesamt 600 Mitarbeiter in den Bereichen Kühlhaus- und Hallenbau schon seit 1948 erfolgreich tätig. Durch die steigende Papierflut und einen aufwändigen Eingangsrechnungsprozess wurde eine geeignete Lösung zur Unterstützung gesucht. Mit Hilfe der strukturierten Vorgehensweise von Treskon wurde ELOprofessional, DocXtractor, die automatische Eingangsrechnungsverarbeitung und Business Logic Provider, um eine nahtlose Integration in das führende ERP-System zu ermöglichen, implementiert.

Das Unternehmen

Das Unternehmen Brucha GesmbH wurde 1948 in Michelhausen, Niederösterreich gegründet. Es ist auf die Herstellung von hochwertigen Paneelen für den Kühlhaus- und Hallenbau in Industrie und Landwirtschaft spezialisiert.
Mit mehr als 600 Mitarbeiter, Niederlassungen auf der ganzen Welt und durch die konstante Spitzenleistung von Brucha, sichert sich das Unternehmen den Platz als Marktführer in Österreich seit 2011. Aufgrund von Tradition vereint mit modernster Technologie werden maßgeschneiderte Lösungen für die Kunden im Bereich Dach, Wand und Fassade ermöglicht.
Einige der vielen namhaften Referenzen sind zum Beispiel Austria Metall AG, AGRANA Beteiligungs-AG, Airbus Operations GmbH, Lebensmittellogistik wie REWE, Metro und SPAR AG, sowie zahlreiche renommierte Betriebe aus der Lebensmittelverarbeitung wie Backaldrin, Ströck, Berger Schinken, Radatz, Wiesbauer, Schirnhofer und viele mehr.

Brucha – Tradition und Moderne Technologie

Die 67-jährige Erfahrung und die immerwährende Investitionen in neuen Technologien ermöglicht Brucha die Marktführerschaft in Österreich zu halten. Des Weiteren wird dem Thema Nachhaltigkeit durch Umweltmanagement-Zertifizierungen und thermische Gebäudesanierung große Bedeutung gewidmet.

Intelligente Eingangsrechnungsverarbeitung – Docxtractor

Durch die Größe des Unternehmens ist auch eine steigende Papierflut in den einzelnen Abteilungen aufgetreten. Es wurde immer schwieriger Dokumente schnell zu finden und zur Verfügung zu haben. Der Eingangsrechnungsprozess war mit sehr viel Papier und längeren Wartezeiten bezüglich Freigaben verbunden. Aufgrund dessen wurde nach einer Lösung zur Unterstützung gesucht.

„Wir wollten die steigende Papierflut eliminieren, ein einheitliches Ablagesystem schaffen sowie eine Nachvollziehbarkeit erhalten, wo sich gerade die Rechnung befindet. Durch das neue System können jetzt keine Dokumente mehr verloren gehen.“Susanne Brucha, Geschäftsführerin von Brucha

Frau Brucha war schon lange auf der Suche nach einem geeigneten System, welches all ihre Anforderungen erfüllen konnte. ELOprofessional und schlussendlich die Firma Treskon konnten Frau Brucha überzeugen:

„Die Scan-Funktion war nur bei ELO so ausgereift, wie wir sie brauchen konnten. Treskon hat durch die strukturierte Arbeitsweise gut zu uns gepasst. Auch wenn die Wogen hochgegangen sind, konnten wir gemeinsam den Überblick bewahren und alles Step-by-Step lösen.“

Lösung und Umsetzung

Jetzt ist bei Brucha GesmbH ELOprofessional sowie die Erweiterung Docxtractor, zur intelligenten automatischen Verarbeitung eingehender Dokumente, im Einsatz. Um eine nahtlose Integration in das führende individualisierte ERP-System zu ermöglichen, wurde zusätzlich das Modul Business Logic Provider implementiert.

„Wir wollten ein System, das mehr kann – welches ausbaufähig ist. Ein einfaches System. Deswegen haben wir uns für diese Lösung und deren Erweiterungen entschieden.“Herbert Fidler, IT-Leiter von Brucha

Nun ist das Wissen für alle berechtigten Personen im Unternehmen einheitlich. Es ist jederzeit ersichtlich wo sich die Rechnungen befinden und kann orts-und zeitunabhängig freigegeben werden. Urlaubsvertretungen und Praktikanteneinsätze stellen nun kein Problem mehr dar, weil alle Dokumente intuitiv abgelegt und sofort gefunden werden können.

Fazit und Ausblick

Das Projekt wurde innerhalb von zwei Monaten realisiert. Jedoch wurde der Vorbereitungszeit zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt; laut Frau Brucha:

„Es gab viele Herausforderungen. Was ich nur jeden empfehlen kann: Die Abläufe und die bestehenden EDV-Systeme genau anzusehen, damit die Implementierung reibungslos funktioniert. Je besser die Vorbereitung, desto besser die Umsetzung.“

Nun stehen schon einige Folgeprojekte mit der Firma Treskon an. Einerseits die Emailarchivierung, um auch den Schriftverkehr vorgangsbezogen Ablegen zu können. Anderseits ist die Einführung einer Projektakte veranlasst um alle erforderlichen Informationen transparent darzustellen.

Nutzen

40% Einsparung des Suchaufwandes durch die intelligente Suchfunktion

30% Einsparung der Durchlaufzeit bei der Eingangsrechnungsverarbeitung

Dokumente gehen nicht mehr verloren

Das Wissen wird mitarbeiterunabhängig zur Verfügung gestellt

Transparenz und Nachvollziehbarkeit sind gegeben

Anbindung an das individualisierte ERP-System und AS400-Finanzbuchhaltung
Leben retten in 14 Minuten
KundeHeliAir
BrancheLuftfahrt
LandAUT

HeliAir optimiert Qualitätsmanagement

Die 1982 gegründete HeliAir mit Sitz in Innsbruck hat 43 Mitarbeiter und ist auf Wartung, Design, Modifikation und Instandhaltung von Rettungshubschraubern der ÖAMTC-Flugrettung spezialisiert. Durch den vermehrten Dokumentationsaufwand in der Luftfahrt und Platzmangel entstand eine prekäre Ablage-Situation, die das Auffinden der Daten behinderte. Treskon hat diesbezüglich eine Lösung mit ELOprofessional gefunden. Nun profitieren davon alle Arbeitsplätze, der Archivraum und die Ordner wurden aufgelöst.

Das Unternehmen

Das österreichische Unternehmen Helikopter Air Transport GmbH (HeliAir), Wien, ist eine Tochtergesellschaft des Österreichischen Automobil-, Motorrad- und Touring Clubs (ÖAMTC). HeliAir ist vor allem im Bereich Wartung, Design, Modifikation und Instandhaltung von Notarzthubschraubern der ÖAMTC-Flugrettung tätig und nach EASA Part 145, Part M, Part 21 G und J zertifiziert. Für die Helikopter-Spezialisten ist Qualitätsmanagement seit Jahren eine wesentliche Unternehmens-Leitlinie. 2013 wurde daher auch das Dokumenten-Management mit ELOprofessional optimiert.

Der ÖAMTC ist Gründungsmitglied von ARC Europe und Mitglied der wichtigsten internationalen Dachverbände der Automobil- und Touringclubs. Der österreichische Verkehrsclub hat knapp 1,9 Millionen Mitglieder und ist damit Österreichs größter und weltweit der siebtgrößte Automobilclub. Er arbeitet eng mit dem deutschen ADAC zusammen. Eine ganz wichtige Säule des ÖAMTC ist der gemeinnützige Christophorus Flugrettungsverein (CFV), der größte Anbieter für Flugrettung in Österreich. Der CFV betreibt 16 Ganzjahresstandorte und besitzt 18 Hubschrauber. Im Winter kommen 6 Winterstandorte hinzu. Für die behördlich vorgeschriebene technische Wartung dieser Notarzthubschrauber ist die ÖAMTC-Tochter HeliAir zuständig.

„Durch die Anerkennung ELOs durch unsere zuständige Behörde, wurde der Arbeitsaufwand des Archivierens um ein Vielfaches reduziert.“Thomas Hemetzberger, Qualitäts-Manager, ÖAMTC

Leben retten in 14 Minuten

Der ÖAMTC ist ein überparteilicher, gemeinnütziger Verein, der mobile Menschen unterstützt tund vertritt. Der Verkehrsclub entstand 1946 durch die Vereinigung des Österreichischen Touring-Clubs mit dem Österreichischen Automobil-Club. 1982 gründete der ÖAMTC den Christophorus Flugrettungsverein (CFV), nachdem ein Innsbrucker Chirurg den Zustand der österreichischen Flugrettung kritisierte. Was mit zwei Notarzthubschraubern (NAH) begann, wurde bereits im Mai 1985 bundesweit ausgedehnt. 30 Jahre später, 2013, hat der CFV 18 Hubschrauber im Einsatz, mittlerweile ausschließlich den von Eurocopter hergestellten EC-135. Die 16 Hubschrauber-Stützpunkte decken Österreich komplett ab, durchschnittlich benötigt ein NAH daher nur 14 Minuten zum Notfallort. Die Anforderung erfolgt über den üblichen österreichischen Rettungs-Notruf 144 und wird über die örtlich zuständige Leitstelle vermittelt. Der ursprünglich unter dem Namen Christophorus 1 fliegende Notarzthubschrauber befindet sich seit Dezember 2003 im Technischen Museum Wien.

Optimierung durch ELOprofessional

Inzwischen sind alle eingescannten Wartungsunterlagen zu Hubschraubern in ELO archiviert. Per Mausklick können die Mitarbeiter nun sofort darauf zugreifen, das lange Suchen gehört der Vergangenheit an. Und das Beste: Mit der mobilen Applikation von ELO können die Techniker bei Vor-Ort-Einsätzen jederzeit auf die Wartungsaufzeichnungen zugreifen. Das verkürzt die Einsatzdauer, senkt die Kosten und erhöht den Kundenservice deutlich. Ebenso werden in ELO jetzt sämtliche Audit-Berichte, Permits und luftfahrzeugrelevante Dokumente wie beispielsweise Auftragsscheine (Work-Orders), Checklisten, Zulassungspapiere, Lärmzeugnisse oder Verwendungsbeschwerungen verwaltet.

Fazit und Ausblick

Qualitätsmanager Hemetzberger ist mehr als zufrieden: „Die Zusammenarbeit mit dem ELO Business-Partner Treskon war hervorragend und die Akzeptanz innerhalb des Nutzerkreises ist extrem hoch. Das System läuft stabil, der Server und die dazugehörige Software sind ohne Auffälligkeiten.“ Als weitere Ausbaustufe ist die Implementierung eines Freigabeprozesses für diverse EASA konforme Dokumente geplant.

Nutzen

Zukunftssichere Archivierung

Flexibilität, einfache Erweiterbarkeit

Vertraute Ablagestruktur

Modularer Aufbau

Sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis

Schulungen

Treskon bietet ELO-Schulungen für Anwender und Endkunden an. Dabei sind die Schulungen auf die jeweils letztgültige ELO-Version optimiert und behandeln somit auch neue Features die manch einem Anwender unbekannt sind. Unsere Referenten sind auf dem jeweiligen Fachgebiet Spezialisten und können auf Ihre Fragen und Anregungen jederzeit eingehen. Jede Schulung bei Treskon wird im virtuellen Klassenzimmer abgehalten, dabei steht jedem Teilnehmer eine ELO-Installation zur Verfügung worin die Schulung „Klick für Klick“ nachvollzogen werden kann. Jedem Teilnehmer wird zusätzlich ein Skriptum ausgehändigt.

Wir haben Schulungen zu den am meisten nachgefragten Themen aufbereitet, auf Anfrage bieten wir aber Schulungen auch exklusiv für Ihr Unternehmen an!

Folgende Themengebiete stehen momentan zur Auswahl:

ELO für Key-User

Lernen sie den sicheren Umgang mit ELOprofessional und grundlegende Funktionen die bei der täglichen Arbeit von Nutzen sind.

Mehr erfahren

ELO für Key-User: Prozesse in ELO abbilden

Erwerben Sie das Wissen zu den vielfältigen Möglichkeiten zur Umsetzung von Prozessen mit ELOprofessional oder ELOenterprise. Lernen Sie wie sie mit Workflows, Formularen und Business Solutions Prozesse in ELO abbilden.

Mehr erfahren

ELO für Administratoren

Vertiefung und Festigung des in der Projekteinführungsphase erworbenen Wissens. Sie lernen wie Sie ELOprofessional oder ELOenterprise im täglichen Betrieb verwalten und administrieren. Mit dem erworbenen Wissen sind Sie in der Lage ihre Anwender bestmöglich bei ihrer Arbeit zu unterstützen und eine hohe Betriebssicherheit zu gewährleisten.

Mehr erfahren

ELO BLP & ELO BC für Administratoren

Sie erlernen den sicheren Umgang mit ELO Business Logic Provider und ELO Business Connect und das Wissen um die grundlegenden Funktions- und Konfigurationsmöglichkeiten, die einem Administrator zur Verfügung stehen.

Mehr erfahren

ELO BLP & ELO BC Masterclass für Integratoren und Entwickler

Sie erlernen den sicheren Umgang mit ELO Business Logic Provider und ELO Business Connect und das Wissen um die grundlegenden Funktions- und Konfigurationsmöglichkeiten, die einem Administrator zur Verfügung stehen.

Mehr erfahren
Portrait für bestehende Geschäftsapplikationen

Wir alle arbeiten im Büroalltag jeden Tag mit mehreren Applikationen für unterschiedliche Anwendungsgebiete. Den Überblick zu behalten fällt oft schwer. Relevante Inhalte sind oft nur nach langem suchen auffindbar, in E-Mails und Applikationen verteilt und bis zum nächsten Mal weiß man es wieder nicht.

Die Portrait App ist die Lösung für dieses Problem. Sie vereint all Ihre Geschäftssoftware praktisch in einer modernen App.

Sie können sich auf einen Blick alle für Sie relevanten Informationen der unterschiedlichen Applikationen anzeigen lassen. Eine intelligente Zugriffsverwaltung ermöglicht ein sorgenfreies Berechtigungsmanagement, immer am aktuellen Stand der Vorsysteme.

Die Portrait App ermöglicht eine barrierefreie Suche über sämtliche der angebundenen Systeme hinweg und sorgt so für einen praktischen Überblick über alle bereits vorhandenen Informationen. Durch die smarte Integration ist ein Springen direkt zum Suchergebnis in der jeweiligen Applikation nahtlos möglich.

Binden Sie auf einfachste Weise Ihre Geschäftspartner und Kunden mit ein und stellen Sie Ihnen individualisierte Informationen wie Preislisten oder Rechnungen zur Verfügung.

Verwenden Sie Portrait als Informations-Hub um alle Mitarbeiter gezielt über Neuigkeiten am Laufenden zu halten. Erreichen Sie auch Mitarbeiter ohne Computer-Arbeitsplatz via Info-Displays an Knotenpunkten.

Passen Sie Portrait individuell nach Ihren Wünschen an oder nützen Sie eines der vorhandenen Templates.

Erfahren Sie mehr auf: portrait.app
Email-Management
„Finden Sie das E-Mail …?“

Dieser Satz lässt sich beliebig zu Ende führen – zum Beispiel:

„…, das Sie vor drei Monaten bekommen haben?“

„…, das im Postfach des Kollegen liegt der auf Urlaub ist?“

„…, das gut versteckt im Unterordner B liegt?“

„…, das Sie nicht erhalten haben, weil Sie nicht auf dem Verteiler waren?“

„…, das Ihnen geschickt wurde, aber der Anhang leider zu groß war?“

„…, das am Netzwerk-Share im Ordner X liegt – aber nicht im Ordner Y wo Sie es erwartet hätten?“

Wenn Ihnen eine dieser Situationen bekannt vorkommt, macht es Sinn sich über die Art und Weise wie Ihre Organisation mit Daten und Dokumenten – und damit dem gesammelten Wissen – umgeht, Gedanken zu machen.

Die gute Nachricht: Die Antworten auf diese Fragen wurden schon mehrfach gefunden. Erfolgreiche Lösungen zu diesen typischen Problemstellungen bieten wir im Rahmen unserer ECM Pakete an.

Vom Wissen der Einzelnen zur Schwarmintelligenz

Eine typische Organisation besteht aus verschiedenen Spezialisten – runter gebrochen in Bereiche, Abteilungen und Teams. Diese Einheiten werden wiederum von Spezialisten getragen, selbst in flachen Strukturen – nicht jeder kann sich um alles kümmern, nicht jeder soll „präventiv“ alles wissen.

Daher ist der „Push-Mechanismus“ beim Verteilen von Wissen problematisch. Oder besser gesagt, soll diese Art der Informationsvermittlung nur selektiv genutzt werden: Egal ob es der Newsletter ist, den keiner mehr lesen will, oder der Social Media Feed der uns mit Informationen erschlägt und uns tendenziell vom eigentlichen Ziel ablenkt.

Auch ein Grund warum Meetings eine gewisse Hassliebe erfahren: Mitarbeiter und Kollegen werden mit Informationen zwangsbeglückt, obwohl diese Informationen – aus Sicht der Empfänger – gerade nicht relevant sind.

Viel eher braucht es einen gewissen „Pull-Mechanismus“ (= bewusstes Holen von Informationen). Benötigen Sie für eine Entscheidung Grundlagen und Hintergrundwissen, werden Sie sich bewusst auf die Suche machen: Kollegen fragen (persönliches Gespräch, Rückfrage per E-Mail, Kontakt per Messenger,…), Recherche in bestehenden Ablagesystemen oder gar Internet-Suchmaschinen wie Google nutzen.

Allerdings haben alle genannten Informationsquellen Schwachstellen:

Persönliches Gespräch: Kollege ist nicht erreichbar oder noch schlimmer – Sie wissen nicht wenn Sie fragen sollen;

E-Mails / Nachrichtendienste: Investierter Zeitaufwand steht nicht für die vermittelte Information;

Ablagesysteme: Unvollständiges und selektives Wissen – oder drucken Sie alle E-Mails aus!?

Internetrecherche: Keine interne Informationsquelle durchsuchbar.

All diese Schwachstellen lassen sich aber mit der Nutzung des unternehmensweiten Wissens lösen: Alle Informationsquellen werden gesammelt, in vereinheitlichter Form organisiert. Jederzeit durchsuchbar – und zwar nach Stichworten oder gar Inhalten von Dokumenten (wie bei Google). Somit werden Dokumente und Daten zu unternehmensweitem Wissen.

Die Grundlagen für Entscheidungen sind liberalisiert – jeder im Unternehmen kann ort- und zeitunabhängig dieses Wissen durchsuchen und nutzen.

Ein modernes ECM hilft Ihnen dabei Ihre Unternehmensinhalte zu verwalten – und zwar in einer Form, in der Sie und Ihr Team enorme Effizienz bei der Informationsbeschaffung erlangen – ohne dabei täglich zwei Stunden zur Archivierung von E-Mails und Dokumenten aufbringen zu müssen.

Wait just one minute before you answer!

Moment, da gab es ja noch etwas Wichtiges zu besprechen: Sind Sie eigentlich verpflichtet E-Mails zu archivieren – und in welcher Form?

Abgesehen von der bestmöglichen Nutzung unseres Wissens sind Sie gesetzlich verpflichtet, geschäftsrelevante Dokumente mindestens 7 Jahre aufzubewahren. Das gilt auch für E-Mails. Es ist wichtig dabei zu beachten, dass es nicht nur um den Inhalt geht (zum Beispiel was besprochen wurde), sondern auch die Form der Archivierung ist essentiell. Der Gesetzgeber (unternehmens- als auch steuerrechtlich) hat dafür klare Anforderungen:

Ordnung – E-Mails müssen per Metadaten oder Kriterien (z.B. von Lieferant B, für Bestellung X) auffindbar sein;

Urschriftstreue – Das E-Mail muss im Originalformat gespeichert sein (inkl. Merkmalen wie etwaigen elektronischen Signaturen!). Es muss sichergestellt sein, dass das E-Mail für die Dauer der Archivierungspflicht lesbar ist;

Revisionssichere Ablage – Veränderungen müssen während der Aufbewahrungspflicht verhindert werden;

Sicherheit – Notwendig um oben genannte Anforderungen zu gewährleisten;

Vollständigkeit – Alle Belege müssen erfasst werden. Dies erfordert insbesondere nachvollziehbare Kontrollmechanismen.

Aufgrund dieser gesetzlichen Anforderungen reicht ein reines Wissensmanagement (Wiki, Content-Management-Sytem,…) nicht mehr aus. Diese Anforderungen erfüllt typischerweise ein Archivsystem, bzw. ein ECM-System. Natürlich gilt es die Notwendigkeiten zur Wissensverwaltung und gesetzlichen Verpflichtungen elegant zu vereinen – und da hilft eine moderne Plattform die alles aus einer Hand bieten kann.

tl;dr – Was kann ich nun tun?

Der erste Schritt zum besseren Umgang mit unseren E-Mails (=Wissen!) ist das Verständnis des großen Ganzen: E-Mails sind aktuell die wichtigste Form der Kommunikation, aber wie steht es um interne Informationen wie Belege, klassischer Schriftverkehr oder Kalkulationen? Stehen die auch im Kontext zu Ihren E-Mails? Wie können Sie all diese Informationsquellen erfassen und damit Ihr Unternehmenswissen nachhaltig nutzen?

ELO ECM als Lösung

Die gute Nachricht: Die Antworten auf diese Fragen wurden schon mehrfach gefunden und diese Erkenntnisse können Sie nun im Rahmen unserer Lösungen selbst anwenden. Egal ob ihre Emails in der „Cloud liegen“ oder Sie eine lokale Serverinfrastruktur betreiben. Sprechen Sie uns an, wir haben die passende Lösung für Sie!
Datenschutzgrundverordnung

EU Datenschutzgrundverordnung

Am 25. Mai 2018 ist die EU Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) europaweit in Kraft getreten. Diese gibt jedem EU-Bürger mehr Kontrolle über die eigenen Daten und nimmt gleichzeitig die Unternehmen verstärkt in die Pflicht.

Betroffen davon sind Unternehmen jeglicher Größe, vom Einzelunternehmer bis zum Konzern. Außerdem gilt die Verordnung für alle Unternehmen, die Daten von EU Bürgern verarbeiten, also auch für jene, die ihren Sitz außerhalb der EU haben.

Konkret regelt die DSGVO die Verarbeitung von personenbezogenen Daten natürlicher Personen. Personenbezogene Daten sind all jene, mit denen eine Person identifiziert werden kann. Das sind etwa Name, Adresse oder die Kontonummer.

Der Begriff „Verarbeitung“ umfasst sämtliche Interaktionen mit Daten in einem Unternehmen. Das erstreckt sich von der Erfassung, Speicherung, oder Organisation, über die Veränderung, Verwendung, oder Weiterleitung, bis hin zur Einschränkung oder Löschung. All diese Tätigkeiten sind außerdem technologieneutral, das bedeutet der Datenschutz bezieht sich auf elektronische Datenbanken genauso wie auf Akte in Papierform.

„Die DSGVO sieht vor, dass sich Unternehmen intensiv mit dem Thema Datenschutz beschäftigen.“

Jedes Unternehmen, das personenbezogene Daten verarbeitet, trifft die sogenannte Rechenschaftspflicht. Das bedeutet es muss gewisse Grundsätze einhalten, sowie deren Einhaltung belegen können.

Es muss aufgezeigt werden können zu welchem Zweck Daten verarbeitet werden, es dürfen nur die für ebendiesen Zweck erforderlichen Daten erhoben werden, und es muss dafür Sorge getragen werden, dass alle Daten richtig sind. Darüber hinaus dürfen personenbezogene Daten nicht unbegrenzt aufgehoben werden, sondern nur in dem Rahmen, wie es für den Zweck unabdingbar ist. Dafür sollte eine regelmäßige Löschung obsoleter Daten sichergestellt werden. Ein ECM System wie ELO unterstützt Sie dabei, dies nachweisbar einzuhalten.

Ein besonderes Augenmerk liegt auf dem Grundsatz der Datensicherheit. Unternehmen müssen dafür Sorge tragen, dass die verarbeiteten personenbezogenen Daten angemessen geschützt werden.

Die ersten Schutzmaßnahmen werden bereits bei der Gestaltung der Technik („privacy by design„) getroffen. Mithilfe von ELO kann z.B. eine Pseudonymisierung (z.B. Passwortsicherung) von Daten durchgeführt werden. Zusätzlich dazu müssen die Einstellungen in den jeweiligen Programmen so gewählt werden, dass die Daten bestmöglich geschützt werden („privacy by default„). ELO übernimmt hier bspw. die Aufgabe sicherzustellen, dass die betroffenen Daten durch Zugriffskontrollen und -beschränkungen vor unbefugten Personen geschützt sind.

Besondere Vorsicht ist bei der Verarbeitung sensibler Daten (z.B. Gesundheitsdaten oder politische Überzeugung) oder der Daten von Kindern geboten.

„Sie sind noch kein ECM Anwender? Nutzen Sie jetzt die Vorteile von ELO und sehen Sie der Datenschutz-Grundverordnung gelassen entgegen. Kontaktieren Sie uns und informieren Sie sich über Ihre Möglichkeiten.“

Die Verarbeitung personenbezogener Daten fängt schon im Kleinen an. So unterliegen etwa Unterlagen von Bewerbern oder Mitarbeitern der DSGVO. Das Unternehmen trifft hier eine Auskunftspflicht die schriftlich, in elektronischer Form erfolgen sollte.
ELO schafft für Sie die notwendigen Voraussetzungen zur Einhaltung der Vorschriften und ermöglicht Ihnen, einer Person auf Anfrage einfach und unkompliziert Kopien all ihrer Daten (gespeicherte Informationen, E-Mails, Notizen,…) zu übermitteln.

Zusätzlich sind Betroffenenrechte einzuhalten. Jeder EU Bürger, dessen Daten verarbeitet werden, hat das Recht, diese berichtigen oder löschen zu lassen, bzw. deren Verarbeitung einzuschränken. Mit ELO können Sie diese Vorgänge nicht nur rasch durchführen, sondern auch gleichzeitig den erforderlichen Nachweis der Durchführung erbringen.

„Sie nützen bereits ELO? Vereinbaren Sie jetzt einen Termin mit unseren Consultants und erhalten Sie wertvolle Tipps und Tricks über die Anwendungsgebiete im Rahmen der DSGVO.“

Praktisch alle Unternehmen, werden ein Verzeichnis Ihrer Verarbeitungstätigkeiten führen müssen. Dieses Verzeichnis ist vom Verantwortlichen, also vom Unternehmen, das über die Verarbeitung der personenbezogenen Daten entscheidet, sowie vom Auftragsverarbeiter, also bspw. dem Lohnverrechner, zu führen.

Dieses Verzeichnis enthält neben Angaben zum Verantwortlichen (z.B. Name, UID Nummer), vor allem Informationen zum Zweck der Datenverarbeitung. Das kann in etwa Personalmanagement (z.B. Lohnverrechnung) oder Marketing (z.B. newsletter) sein. Zusätzlich sind die Kategorien der betroffenen Personen und zugehörigen Daten anzuführen. Also bspw. Mitarbeiter (z.B. Adresse, Gehalt) oder Kunden (z.B. Kontaktdaten, Kaufinteressen). Wenn Daten weitergeleitet werden (z.B. an Finanzamt, Lohnverrechnung), dann ist das genauso zu notieren, wie wenn Daten an ein Drittland gesendet werden (z.B. Mutterkonzern). Darüber hinaus sind alle technischen und organisatorischen Maßnahmen, die zur Wahrung der Sicherheit eingesetzt wurden, aufzuzeigen.
ELO sorgt dafür, dass diese Daten in einer übersichtlichen Form dargestellt werden können.

„Die DSGVO möchte die Rechte von EU-Bürgern stärken – ein komplexes Unterfangen das Unternehmen umgesetzt haben müssen.“

Durch die Einführung einer EU-weiten Datenschutz-Grundverordnung sollen die Rechte der Bürger vereinheitlicht werden und Datenschutz besser reguliert werden. Interessant ist vor allem auch, dass sich auch Firmen mit Sitz außerhalb der EU an die neuen Vorschriften halten müssen.

Aufgrund der Komplexität des Themas empfiehlt es sich, Beratung von Spezialisten in Anspruch zu nehmen. Mit deren Hilfe lassen sich die Vielzahl von Neuerungen vollständig umsetzen.

Weiterführende Informationen

Verordnung (EU) 2016/679 der europäischen Parlaments und Rates vom 27. April 2016

20/03/20
02/03/20
05/07/19
14/02/19
08/11/18
18/01/16
04/08/15
25/06/15
30/03/15

Hilfe im Homeoffice

Die Maßnahmen des Corona-Virus haben uns alle recht unvermittelt getroffen. Unser tägliches Leben wurde auf den Kopf gestellt, social distancing und die damit verbundenen Ausgangsbeschränkungen verlangen uns einiges ab. Zusätzlich werden wir beruflich durch das von der Regierung empfohlene Homeoffice vor neue Herausforderungen gestellt.

Die Digitalisierung Ihres Büros ist nicht nur wichtig, sondern mittlerweile dringlich. Heute wurden die Maßnahmen bis 13. April verlängert. Wie es danach weitergeht, lässt sich nicht sagen. Den neuen Arbeitsplatz am Esstisch können wir nicht ändern, aber wir geben unser Bestes, Ihnen die Arbeit im Homeoffice technisch zu erleichtern.

Wir arbeiten momentan intensiv an unterschiedlichen Paketen, um Unternehmen aller Größen eine unkomplizierte und schnelle Lösung für unterschiedliche Herausforderungen zu bieten.

In den nächsten Tagen werden wir Ihnen konkrete all-in-one Pakete präsentieren, die Sie und Ihre MitarbeiterInnen beim effizienten Arbeiten im Homeoffice unterstützen können.

Bis dahin, Abstand halten, Hände waschen und alles Gute!

Die App für bestehende Geschäftsapplikationen

Wir alle arbeiten im Büroalltag jeden Tag mit mehreren Applikationen für unterschiedliche Anwendungsgebiete. Den Überblick zu behalten fällt oft schwer. Relevante Inhalte sind oft nur nach langem suchen auffindbar, in E-Mails und Applikationen verteilt und bis zum nächsten Mal weiß man es wieder nicht.

Die Portrait App ist die Lösung für dieses Problem. Sie vereint all Ihre Geschäftssoftware praktisch in einer modernen App.

Erfahren Sie mehr in unserer Story: Portrait - Die App für bestehende Geschäftsapplikationen

Inspark.io 2019

Erleben Sie die digitale Transformation hautnah am 26. September 2019 im k47, Wien

Um sich ein Überblick über das Thema Digitalisierung im Büroalltag verschaffen zu können, lassen wir unsere Kunden ihre Lösungen präsentieren: RITTAL Österreich und AMEX Export und Import werden spannende Einblicke über deren ECM-Lösungen bieten. Von der Einführung, über steinige Wege bis zum digitalisierten Büro und der nüchternen Betrachtung der Kosten/Nutzen eines ECM-Projekts – unsere Kunden werden über ihre Erfahrungen sprechen.

Die Key-Note wird das Thema „Spannungsfeld Generationenmix & Digitalisierung“ ansprechen – ein Thema welches für jedes Unternehmen zutrifft: "Generation X Y Z am digitalisierten Arbeitsplatz" – wie geht die jeweilige Generation mit Digitalisierung um?

Als Abendveranstaltung bietet sich die Location perfekt an: Im K47 am Franz-Joesefs-Kai 47 wird es möglich sein den Sonnenuntergang über den Dächern Wiens zu genießen und dem Abend im Rahmen von Networking ausklingen zu lassen.

Hier gehts zur Anmeldung: inspark.io

Vienna Calling 26.02.2019

Kommen Sie vorbei und feiern Sie mit uns die Eröffnung unseres Wiener Standortes!

Treskon wird im Themenjahr 2019 Digitalisierung und deren Nutzen behandeln. Aus Sicht der Business-Enabler und Anwender werden klare Vorteile der aktuellen Möglichkeiten zur Digitalisierung besprochen. Von der ganzheitlichen Verwaltung von Unternehmensinhalten bis hin zur konkreten Fachapplikation - wir zeigen auf, wie modernes ECM Ihren Alltag erleichtert.

Erfahren Sie bei Vorträgen von ELO und ACTIWARE spannende Neuigkeiten rund um Digitalisierung und Automatisierung im ECM-Bereich und nutzen Sie die Chance auf Networking mit unseren vielfältigen Business Partnern.

Beweisen Sie Ihr Geschick bei unserer Slotcar-Challenge und gewinnen Sie einen Fortbildungsgutschein für Ihr Unternehmen.

Informieren Sie sich hier über alle Details zum Rahmenprogramm und melden Sie sich gleich an!

ELO Analytics

Die Komponente ELO Analytics ist eines der Highlights der Version 11 der Content Management Suite ELO Digital Office:

Das Modul ELO Analytics ermöglicht es, Informationen aus Datenbanken, E-Mails, Prozesszustände sowie Dateien auszuwerten. Mittels ELO Analytics kann der Anwender per Mausklick für vorhandenen Daten Auswertungslogiken erstellen, die den Geschäftsalltag vereinfachen. Diese Auswertungen können grafisch dargestellt werden – ob als Linien-, Balken-, Tortendiagramme, Tag Cloud oder Data Tables.

ELO Analytics ist Bestandteil der ELO ECM Suite und ist für Anwender ab der Version ELOprofessional oder ELOenterprise 11 verfügbar.

Schlüsselfertige Vertragsverwaltung

Vertragsmanagement wird in Unternehmen immer wichtiger. Aufgrund der Komplexität und steigenden Anzahl von Verträgen im Allgemeinen ist es schwierig den Überblick zu wahren und notwendige Informationen schnell zu finden. Zusätzlich existieren oft verschieden Vertragsarten (Miet-, Dienst-, Pachtverträge,…) mit unterschiedlichen Terminen.

Hier gilt es keine Fristen mehr zu versäumen, da in Folge unnötige Kosten entstehen und Geschäftsbeziehungen unnötig belastet werden.

Treskon hat dieses Problem erkannt und eine Standardlösung für Vertragsmanagement entwickelt.

Hier sind nur einige von vielen Vorteilen, die Sie damit erreichen können:

Sie erhalten eine bessere Übersicht über Verträge und deren Informationen
Eine automatische Erinnerungsfunktion hilft Ihnen keine wichtigen Fristen zu versäumen
Verträge können komplex und lang sein, dennoch können Sie mit der intelligenten Suchfunktion nach bestimmte Wörter suchen und somit sekundenschnell Ihre Informationen erhalten.
Durch Zugriffsberechtigungen steuern Sie die unternehmensinternen Sicherheitsaspekte
Die Funktion der Versionierung von Verträgen ermöglicht Ihnen die Gegenüberstellung der einzelnen Änderungen
Nutzen Sie digitale Haftnotizen-, Marker-, Stempel- und Schwärzungsfunktionen um wie gewohnt ihre Dokumente zu kommentieren.

Für weitere Informationen oder einen persönlichen Gesprächstermin kontaktieren Sie uns!

ECM für die Immobilienbranche

Gemeinsam mit MSE, Hersteller der Software RELion, wurde eine langfristige strategische Partnerschaft gestartet um integrierte Lösungen für die Immobilienbranche zu entwickeln. Im Laufe des Jahres entsteht eine moderne, hochintegrative Lösung mit der alle Aspekte der Immobilienverwaltung abgewickelt werden können.

MSE RELion Fachtagung

mse GmbH, Steinringer WEB and IT solutions GmbH, Treskon GmbH und der Gastgeber Microsoft Österreich GmbH luden am 25.06.2015 zur Fachtagung für die Immobilienwirtschaft ein. Gemeinsam wurde präsentiert wie Softwarelösungen integriert verwendet werden können. Die Themen waren aufeinander abgestimmt und somit stand die Veranstaltung ganz im Zeichen von: "Stabile Brücken statt einsamer Inseln".
So wurden folgende Fragen beantwortet:

Wie können Informationen und Dokumente effizient verwaltet werden?
Wie bekomme ich genau die Informationen, die von Interesse sind?
Wie kann ich dies umsetzen ohne Daten doppelt einzugeben oder zu administrieren?

Als besonderes Highlight galt die Führung im Anschluss im mehrfach ausgezeichneten Microsoft Gebäude.

Falls Sie am Termin nicht teilnehmen konnten, so schicken wir Ihnen gerne eine Nachlese zur Veranstaltung zu - Kontaktieren Sie uns.

AWELOS & CONNECT 5

Im März 2015 präsentierte Actiware alle Neuerungen zu AWELOS und CONNECT auf der CeBIT in Hannover.

Mit Hilfe dieser neuen Versionen gelingt es nun noch einfacher Daten zu integrieren und Drittsysteme wie zum Beispiel Ihr ERP- oder CRM-System mit ELO zu verbinden.

Diese Lösungen ermöglichen eine ganzheitliche Orchestrierung, Automatisierung und Integration von Daten und Informationen. Es werden alle wichtigen Organisationsrichtlinien eingehalten und eine korrekte inhaltliche Verarbeitung der Dokumente, wie zum Beispiel der Klassifizierung, Benennung, Indexierung, Rechtevergabe oder Versionierung, sichergestellt.

Die Anwender profitieren von einer transparenten Informationsversorgung und einem hohen Automatisierungsgrad, welche das Arbeiten effizienter und schneller gestalten.

Durch diverse angebotenen Adaptern ist es möglich Office 365, Google Drive, Dropbox und viele weitere Platformen einzubetten.

Ein weiteres Highlight ist die intelligente Inhaltserkennung. Diese bedient den Anwender automatisch mit allen relevanten Informationen, aus dem Kontext seiner aktuellen Arbeit, in der derzeitigen Applikation.

Zusätzlich wurden CONNECT APPS für alle mobilen Betriebssysteme vorgestellt.

Für nähere Informationen kontaktieren Sie uns!

Full Stack Developer (M/W)

02/02/20

Full Stack Developer (M/W)

Wir sind ein innovatives IT-Unternehmen das ECM- & DMS-Lösungen konzipiert, entwickelt, implementiert und betreut. Im Rahmen unserer Tätigkeit passen wir Standard-Software an die spezifischen Anforderungen unserer Kunden an und integrieren die Lösungen und digitale Prozesse in bestehende Strukturen. Wir sind Experten für die Integration in bestehende Geschäftssoftware (z.B.: SAP, BMD, Sage, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics Navision) und Capturing (z.B.: automatischer Eingangsrechnungsworkflow, Enterprise Search mit Volltext und OCR).

Wir suchen zum sofortigen Eintritt Verstärkung für unser Team.

Ihre Agenden

Unterstützung bei der Anforderungsanalyse und Konzeption der Architektur
Realisierung von Anpassungen der ELO ECM Suite
Installation und Konfiguration der Lösungen beim Kunden
Kompetente Betreuung bei Kunden-Anfragen (2nd-Level)
Mitarbeit bei Workshops/Konferenzen

Ihre fachlichen Stärken

Sicherheit im Umgang mit Windows Betriebssystemen
Basiswissen über betriebswirtschaftliche Softwarelösungen und vernetzte IT-Systeme
Gutes technisches Verständnis für Datenbanksysteme und Webtechnologien
Erste Einblicke in ELO ECM von Vorteil, aber kein Muss

Ihre persönlichen Stärken

Rasche Auffassungsgabe
Analytische und lösungsorientierte Herangehensweise an Problemstellungen
Einsatzbereitschaft sowie selbstständiges Arbeiten im Team
Erfahrung in der Projektzusammenarbeit
Fließende Deutsch- und gute Englischkenntnisse

Unser Angebot

Spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
Zusammenarbeit mit bekannten Kunden aus dem Mittelstand und Konzernbereich
Unterstützung im Team durch technischen Support, Development, Sales und Administration
Training-On-The-Job von ECM-Experten mit langjähriger Erfahrung
Bezahlte Ausbildung für unterschiedliche ELO Module
Möglichkeit zur individuellen Weiterbildung mittels "Pluralsight" Zugang
Dynamisches Team mit flacher Hierarchie
Flexible Arbeitszeiten und eine moderne Arbeitsplatz-Regelung
Diensthandy und Notebook mit privater Nutzung

Wir sind gemäß §9 Abs. 2 GlBG dazu verpflichtet das kollektivvertragliche Mindestgehalt für diese Vollzeitstelle von € 2.898 brutto/Monat anzugeben. Je nach Qualifikation ist aber ein Gehalt von bis zu € 3.800 vorgesehen.

Wir freuen uns auf Ihre Unterlagen an bewerbung@treskon.at!

30/03/20
30/03/20
30/03/20
02/04/20
30/03/20

ELO für Key-User: Prozesse in ELO abbilden

Zielgruppe:
Systemadministratoren und administrativ tätige Key User
Voraussetzung:
Sie haben in Ihrem Unternehmen bereits erfolgreich ein ELO Projekt umgesetzt und eine Reihe an Konfigurationen vorgenommen. Sie haben die "ELO Schulung für Key-User" oder die "ELO Schulung für Administratoren" bereits besucht.
Lernziel:
Kennenlernen der vielfältigen Möglichkeiten im Einsatz von Workflows und Formularen. Der sichere Umgang mit ELOprofessional und das Wissen um die grundlegenden Funktions- und Konfigurationsmöglichkeiten im Einsatz von Workflows und Formularen in Verbindung mit den ELO Business Solutions.
Schulungsdauer:
1 Tag

Inhalt:
Abläufe mit ELO-Workflow abbilden
Formulare im Rahmen des ELO Workflows nutzen
ELO Workflow mit Automatisierungen erweitern
ELO Workflow auf Knopfdruck starten