TEST-FUCHS findet geeignete Lösung

Schon seit fast 70 Jahren ist das Unternehmen TEST-FUCHS mit seinen insgesamt 400 Mitarbeiter in der Entwicklung, Konstruktion und Fertigung von Prüfanlagen für die Luft- und Raumfahrt sowie von Luftfahrzeugkomponenten erfolgreich tätig. Durch das große Firmenwachstum, das steigende Papieraufkommen und wichtige qualitätssichernde Maßnahmen wurde nach einer geeigneten Lösung gesucht. Als Technikorientiertes Unternehmen will man in allen Bereichen innovativ sein. Aufgrund dessen wurde ein ganzheitliches System implementiert. Die Lösung für TEST-FUCHS war die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems ELOenterprise, DocXtractor, die automatische Eingangsrechnungsverarbeitung und Business Logic Provider um eine nahtlose Integration in das führende ERP, CRM, CAD und ihre Projektmanagement- Software zu ermöglichen. 

 

Das Unternehmen

Das Unternehmen TEST-FUCHS GmbH wurde 1946 in Groß Siegharts, Niederösterreich gegründet. Es ist weltweit einer der führenden Firmen im Bereich von Testsystemen für Luft- und Raumfahrt. TEST-FUCHS beschäftigt über 400 Mitarbeiter und hat Niederlassungen in Österreich, Deutschland, Italien, Großbritannien, Frankreich, Spanien und Singapur. Namhafte Referenzen sind unter anderem Airbus S.A.S., Boeing Operations International Inc., Air Berlin PLC & Co. Luftverkehrs KG, Austrian Airlines AG, Deutsche Lufthansa AG, Liebherr GmbH oder Rolls Royce plc.

 

„Ohne Qualitätsmanagement keine Sicherheit“

TEST-FUCHS bietet eine Gesamtlösung im Bereich Testsysteme für Luft- und Raumfahrt an. Daher lautet das Motto „Ohne Qualitätsmanagement keine Sicherheit“ und es wurde schon immer ein großes Augenmerk auf qualitätssichernde Maßnahmen gesetzt. Um eine noch bessere lückenlose, transparente und revisionssichere Dokumentation zu gewährleisten hat man sich für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems entschieden.

„Unser Unternehmen ist technikorientiert und deshalb müssen wir auch innovativ sein. Wir wollten etwas Zeitgemäßes verwenden. Ein System, dass der Firma hilft und sie unterstützt.“Herr Dipl. Ing. Haidinger, Projektleiter

 

Weg von Insellösungen

In dem fast 70-jährigen Bestehen von TEST-FUCHS hat das Unternehmen ein sehr großes Wachstum erlebt. Die Suche nach Dokumenten war oft anspruchsvoll. Mit der Einführung eines Dokumentmanagementsystems wurde ein einheitliches Archiv geschaffen. Eine Vielzahl von Informationen ist nun zugriffsbereit. Jeder Mitarbeiter hat die Möglichkeit auf dem Wissenstand seines Kollegen weiterzuarbeiten.

„Es geht um Sicherstellung von Firmen-Knowhow!“Herr Mehofer, Accounting

Das Kapital eines Unternehmens sind seine Mitarbeiter. Es ist von großer Wichtigkeit deren Wissen aufzubewahren und zur Verfügung zu haben.

 

Lösung und Umsetzung

Jetzt sind bei TEST-FUCHS ELOenterprise, die Erweiterung Docxtractor, zur intelligenten automatischen Verarbeitung eingehender Dokumente, der Business Logic Provider, eine Middleware, welche sich nahtlos in alle führenden Anwendungen, wie beispielsweise das ERP-System, anbindet, sowie einige weitere Module im Einsatz.

„Wir haben uns für diese Lösung entschieden weil ELO, im Gegensatz zu den Mitbewerbern, einen Technologievorsprung betreffend der Middleware hatte. Des Weiteren war noch das Preis-Leistungs-Verhältnis ausschlaggebend. Es war nicht das Billigstangebot aber das mit dem besten Konzept.“Herr Mehofer, Accounting

Bei TEST-FUCHS hat sich nun in einigen Bereichen eine andere Art von Arbeiten verwirklicht. Beispielsweise muss die Buchhaltung, durch die automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung, nicht mehr so viel manuell buchen und kann sich auf ihre überwachende Funktion konzentrieren.

Das einheitliche Ablagesystem gewährleistet ein optimales Suchen, sowie eine transparente Darstellung aller erforderlichen Informationen. Die Reaktionszeit auf Anfragen ist dadurch verkürzt worden.

Einige interne Freigabeprozesse sind in ELO abgebildet. Der Mitarbeiter bekommt eine Benachrichtigung wenn eine Freigabe ansteht, daher gehören mühsame, zeitaufwändige Wege der Vergangenheit an.

Bei auswärtigen Terminen kann online auf Informationen aus ELO zugegriffen werden.

 

Fazit und Ausblick

„Wir sehen die ELO-Integration nicht als Projekt, mehr wie einen Prozess. Mittlerweile können alle Mitarbeiter mit ELO arbeiten und wir merken dass immer mehr Dokumentenläufe automatisiert werden können.“Herr Dipl. Ing. Haidinger, Projektleiter

Durch die unterstützende Arbeitsweise mit ELO ist die Lösung unternehmensübergreifend ausgerollt worden. Es ist eine zentrale Plattform für alle Mitarbeiter mit deren Hilfe sie Informationen ablegen und sofort wieder ausfindig machen können.

Alle Standorte von TEST-FUCHS können auf denselben Datenstand zugreifen.

Zu der größten Herausforderung während der Einführung der Lösung äußerte sich Herr Dipl. Ing. Hadinger:

„Die Mitarbeiter müssen davon überzeugt werden, dass es eine gute Lösung ist. Im Vorfeld muss Marketing betrieben werden, um die Kolleginnen und Kollegen aufzuklären, welche Vorteile es in ihrem Arbeitsumfeld bringt. Im Mittelpunkt stehen die Menschen. Zusätzlich müssen die Prozesse gut definiert sein. Je besser, desto einfacher ist der Umgang mit ELO – dann steht nicht mehr viel im Weg.“

Laut Herrn Weiss, IT-Verantwortlicher, stehen schon einige Folgeprojekte mit der Firma Treskon an. Wie zum Beispiel das Upgrade von ELO und dem Business Logic Provider, sowie Anpassungen an bestehende und die Implementierung von neuen Workflows.

 

Nutzen

• Minimierter Suchaufwand durch die intelligente Suchfunktion
• Unternehmensweite vereinheitlichte Ablagestruktur
• Mehrere Standorte können auf denselben Datenstand zugreifen
• Gesetzeskonforme Archivierung
• Hohe Flexibilität bei geringem Programmierungsaufwand
• Intelligente Lösung für die automatisierte Erfassung von Eingangsrechnungen
• Wissen mitarbeiterunabhängig zur Verfügung zustellen
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit
• Anbindung an ERP, CRM, CAD und Projektmanagement- Software

Europos verkürzt die Reaktionszeit

Europos GesmbH ist in den Bereichen IT-Service, Kassensysteme und Digital Signage spezialisiert. Durch den erhöhten Verwaltungsaufwand sowie der Wichtigkeit der schnellen Reaktion bei Kundenanfragen ist eine Situation entstanden, die verbessert werden musste. Dadurch wurde die Idee der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems geboren. Treskon wurde aufgrund des Verständnisses für das Unternehmen und den konkreten Lösungsvorschlägen der Partner zur Umsetzung. Nun arbeitet Europos mit ELOprofessional und AWELOS um Dokumente nicht suchen zu müssen sondern auf Knopfdruck bereitstellen zu können. Zusätzlich wurde eine Anbindung für die Außendienstmitarbeiter realisiert um ein zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten zu ermöglichen.

 

Das Unternehmen

2007 wurde das Unternehmen Europos GesmbH mit Hauptsitz an der Hohen Wand, in Niederösterreich, gegründet. Europos ist in den Bereichen IT-Service, Kassensysteme und Digital Signage spezialisiert. Mit elf Technikerstandorten in Österreich wird schnellst möglicher Service und Reparaturen garantiert. Falls Probleme bei Kunden auftreten, wird durch das Expertenwissen der Mitarbeiter und definierten Service Level Agreements gewährleistet, dass die Systeme des Kunden innerhalb der vorgegebenen Zeit wieder zur Verfügung stehen. Rewe International AG, MTH Retail Group Holding GmbH und Lidl Österreich GmbH sind nur einige der zahlreichen Kunden der Europos.

Europos – Ihr Spezialist am Point of Sale

Mittels Digital Signage wird gezielte Werbung, durch Displays und Soundboxen, bei den Kunden platziert. Die langjährige Erfahrung und Partnerschaft im Handelsgewerbe ermöglicht Europos, Digital Signage mit marktgerechte Softwarelösungen zu realisieren.

Auf die kostengünstige und punktgenaue Werbung, der einfachen Erstellung interaktiver und personalisierten Botschaften, wurden schon viele Kunden aufmerksam. Diese setzen nun überaus zufrieden Digital Signage ein. Wie zum Beispiel Dunkin‘ Donuts der M&D Restaurant Development GmbH oder die Bawag P.S.K. Bank für Arbeit und Wirtschaft und Österreichische Postsparkasse AG.

Noch schneller reagieren

Einer der wichtigsten Themen im IT-Service Bereich ist es, konkurrenzfähig zu bleiben. Das wird durch optimale Reaktionszeit gegenüber dem Kunden erreicht. Europos hat im Unternehmen, bezüglich Systemen, mit Insellösungen gearbeitet. Viele Dokumente kommen per E-Mail und wurden im internen Netzwerk abgelegt. Unstrukturierte Daten konnten nicht in Verbindung mit einzelnen Vorgängen gebracht werden. Gegenüber den Kunden bestand Dokumentationspflicht und Nachvollziehbarkeit. Durch die erhöhten Verwaltungsaufwände und steigenden Herausforderungen im BackOffice wurde nach einer Lösung zur Unterstützung gesucht.

„Als Service-Dienstleister ist es wichtig unsere Kunden zufriedenzustellen und dementsprechend war es auch die Herausforderungen all die Dokumente, die während unserer Servicefälle entstehen, dem Kunden zur Verfügung zu stellen und dies ist nur mehr möglich wenn wir das digital machen. Andernfalls wäre es ein zu hoher Aufwand betreffend der Kommunikation und der Darstellung.“Werner Eckner, Geschäftsführer, EUROPOS

Herr Eckner hatte konkrete Anforderungen. Er wollte eine intuitive Bedienung, um schnell Akzeptanz bei den Mitarbeitern zu schaffen. Anwender sollen nicht mehr so viel Zeit zum Archivieren aufbringen müssen und schnell zu den Vorgängen Auskunft geben können. Wichtig war auch die Integration in das bestehende System Microsoft Dynamics NAV sowie die Anbindung für die Außendienstmitarbeiter. Schlussendlich war schnell klar, welches System es werden soll und welcher Partner gemeinsam mit Europos den Weg zum effizienteren Arbeiten gehen wird.

„Wir haben uns für Treskon entschieden, weil ein Verständnis für unser Unternehmen vorhanden war und konkrete Lösungsvorschläge vorgestellt wurden.“Werner Eckner, Geschäftsführer, EUROPOS

Lösung und Umsetzung

Durch den Einsatz von ELOprofessional, der ELO Digital Office GmbH, und AWELOS, der ACTIWARE GmbH, sind nun alle Daten, ob strukturiert oder unstrukturiert, nachvollziehbar und transparent abgelegt und zu finden. Es kann mitarbeiterunabhängig gearbeitet werden. Zuvor war das Wissen an einen Sachbearbeiter gebunden. Herr Eckner ist von der Antwortzeit bei Anfragen begeistert: „Im Falle von Rückfragen ist es uns jetzt möglich sofort Auskunft zu geben, was zuvor länger gedauert hat.“ Der Geschäftsführer nennt noch weitere Vorteile: Die eingeführte Mailarchivierung bringt das gesamte Unternehmen auf einen einheitlichen Wissenstand. Die Funktion der intelligenten Suche, im Dokumentenmanagement, ermöglicht auch das Auffinden von Dokumenten die nicht stark klassifiziert wurden. Durch das mobile Arbeiten sind die Techniker in der Lage zeit- und ortsunabhängig auf alle relevanten Daten zugreifen zu können.

Fazit und Ausblick

„Die Zusammenarbeit mit Treskon war geprägt von Professionalität. Uns war bewusst, dass die Kompetenz der Mitarbeiter ein massiver Vorteil ist. Unsere Lösungsansätze wurden immer hinterfragt und gegebenenfalls verbessert. Durch die strukturierte Vorgehensweise kam es zu keinen Überraschungen.“Werner Eckner, Geschäftsführer, EUROPOS

Das Projekt war nach vier Monaten termingerecht beendet. Die Mitarbeiter der Europos können, aufgrund der Benutzerfreundlichkeit der Middleware, Anpassungen selbstständig durchführen. In einem Folgeprojekt wird die automatische Eingangsrechnungsverarbeitung geplant.

Nutzen

• 50% Einsparung des Suchaufwandes durch die intelligente Suchfunktion
• 20% Einsparung der Durchlaufzeit bei der Auftragsverwaltung
• 40% Steigerung der Kundenzufriedenheit durch schnelle Reaktionen
• 25m² Einsparung des Archivplatzes
• Wissen mitarbeiterunabhängig zur Verfügung stellen
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit
• Anbindung an Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics CRM

Brucha eliminiert die Papierflut

Brucha GesmbH ist mit seinen insgesamt 600 Mitarbeiter in den Bereichen Kühlhaus- und Hallenbau schon seit 1948 erfolgreich tätig. Durch die steigende Papierflut und einen aufwändigen Eingangsrechnungsprozess wurde eine geeignete Lösung zur Unterstützung gesucht. Mit Hilfe der strukturierten Vorgehensweise von Treskon wurde ELOprofessional, DocXtractor, die automatische Eingangsrechnungsverarbeitung und Business Logic Provider, um eine nahtlose Integration in das führende ERP-System zu ermöglichen, implementiert.

 

Das Unternehmen

Das Unternehmen Brucha GesmbH wurde 1948 in Michelhausen, Niederösterreich gegründet. Es ist auf die Herstellung von hochwertigen Paneelen für den Kühlhaus- und Hallenbau in Industrie und Landwirtschaft spezialisiert.
Mit mehr als 600 Mitarbeiter, Niederlassungen auf der ganzen Welt und durch die konstante Spitzenleistung von Brucha, sichert sich das Unternehmen den Platz als Marktführer in Österreich seit 2011. Aufgrund von Tradition vereint mit modernster Technologie werden maßgeschneiderte Lösungen für die Kunden im Bereich Dach, Wand und Fassade ermöglicht.
Einige der vielen namhaften Referenzen sind zum Beispiel Austria Metall AG, AGRANA Beteiligungs-AG, Airbus Operations GmbH, Lebensmittellogistik wie REWE, Metro und SPAR AG, sowie zahlreiche renommierte Betriebe aus der Lebensmittelverarbeitung wie Backaldrin, Ströck, Berger Schinken, Radatz, Wiesbauer, Schirnhofer und viele mehr.

Brucha – Tradition und Moderne Technologie

Die 67-jährige Erfahrung und die immerwährende Investitionen in neuen Technologien ermöglicht Brucha die Marktführerschaft in Österreich zu halten. Des Weiteren wird dem Thema Nachhaltigkeit durch Umweltmanagement-Zertifizierungen und thermische Gebäudesanierung große Bedeutung gewidmet.

Intelligente Eingangsrechnungsverarbeitung – Docxtractor

Durch die Größe des Unternehmens ist auch eine steigende Papierflut in den einzelnen Abteilungen aufgetreten. Es wurde immer schwieriger Dokumente schnell zu finden und zur Verfügung zu haben. Der Eingangsrechnungsprozess war mit sehr viel Papier und längeren Wartezeiten bezüglich Freigaben verbunden. Aufgrund dessen wurde nach einer Lösung zur Unterstützung gesucht.

„Wir wollten die steigende Papierflut eliminieren, ein einheitliches Ablagesystem schaffen sowie eine Nachvollziehbarkeit erhalten, wo sich gerade die Rechnung befindet. Durch das neue System können jetzt keine Dokumente mehr verloren gehen.“Susanne Brucha, Geschäftsführerin von Brucha

Frau Brucha war schon lange auf der Suche nach einem geeigneten System, welches all ihre Anforderungen erfüllen konnte. ELOprofessional und schlussendlich die Firma Treskon konnten Frau Brucha überzeugen:

„Die Scan-Funktion war nur bei ELO so ausgereift, wie wir sie brauchen konnten. Treskon hat durch die strukturierte Arbeitsweise gut zu uns gepasst. Auch wenn die Wogen hochgegangen sind, konnten wir gemeinsam den Überblick bewahren und alles Step-by-Step lösen.“

Lösung und Umsetzung

Jetzt ist bei Brucha GesmbH ELOprofessional sowie die Erweiterung Docxtractor, zur intelligenten automatischen Verarbeitung eingehender Dokumente, im Einsatz. Um eine nahtlose Integration in das führende individualisierte ERP-System zu ermöglichen, wurde zusätzlich das Modul Business Logic Provider implementiert.

„Wir wollten ein System, das mehr kann – welches ausbaufähig ist. Ein einfaches System. Deswegen haben wir uns für diese Lösung und deren Erweiterungen entschieden.“Herbert Fidler, IT-Leiter von Brucha

Nun ist das Wissen für alle berechtigten Personen im Unternehmen einheitlich. Es ist jederzeit ersichtlich wo sich die Rechnungen befinden und kann orts-und zeitunabhängig freigegeben werden. Urlaubsvertretungen und Praktikanteneinsätze stellen nun kein Problem mehr dar, weil alle Dokumente intuitiv abgelegt und sofort gefunden werden können.

Fazit und Ausblick

Das Projekt wurde innerhalb von zwei Monaten realisiert. Jedoch wurde der Vorbereitungszeit zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt; laut Frau Brucha:

„Es gab viele Herausforderungen. Was ich nur jeden empfehlen kann: Die Abläufe und die bestehenden EDV-Systeme genau anzusehen, damit die Implementierung reibungslos funktioniert. Je besser die Vorbereitung, desto besser die Umsetzung.“

Nun stehen schon einige Folgeprojekte mit der Firma Treskon an. Einerseits die Emailarchivierung, um auch den Schriftverkehr vorgangsbezogen Ablegen zu können. Anderseits ist die Einführung einer Projektakte veranlasst um alle erforderlichen Informationen transparent darzustellen.

Nutzen

• 40% Einsparung des Suchaufwandes durch die intelligente Suchfunktion
• 30% Einsparung der Durchlaufzeit bei der Eingangsrechnungsverarbeitung
• Dokumente gehen nicht mehr verloren
• Das Wissen wird mitarbeiterunabhängig zur Verfügung gestellt
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit sind gegeben
• Anbindung an das individualisierte ERP-System und AS400-Finanzbuchhaltung