Diesen Herbst laden wir Sie herzlich ein, gemeinsam in die spannende Welt von Prozessautomatisierung, Unternehmensdaten und Künstlicher Intelligenz einzutauchen.
Treskon präsentiert, wie Sie mit der Portrait-KI Unternehmens-Apps ohne Vorkenntnisse erstellen. ELO stellt die neue Version 25 mit neuesten Möglichkeiten und Features vor.
Erleben Sie aktuelle Entwicklungen, inspirierende Fachvorträge und den Austausch mit Experten und Gleichgesinnten. Gemeinsam wollen wir Ideen teilen, neue Initiativen anstoßen und Zukunft gestalten.

Das besondere Highlight ist die Chance das nächste große Rennen in Spielberg, Österreich live zu erleben. Besuchen Sie unseren Info-Stand auf der Veranstaltung in Wien oder Frankfurt, um Details zu erfahren! Wir benachrichtigen alle Teilnehmer:innen beider Veranstaltungen im Nachgang, wer die Chance hat die Königsklasse hautnah zu erleben.¹

Nächste Termine:

Wien – 23. September 2025
In Wien ist Treskon dieses Jahr als Aussteller und Präsentator aktiv. Wir präsentieren live, wie ohne Vorwissen und dank KI im Handumdrehen Apps über die Grenzen des Büros erstellt werden – auch in Verbindung mit ELO. Der Fachkongress ist dank zentraler Lage beim Hauptbahnhof besonders bequem zu erreichen.
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Frankfurt – 24. September 2025
In Frankfurt ist Treskon als Aussteller bei der ELO ECM-Tour vertreten, wobei dieses Jahr die Klassikstadt als Veranstaltungsort den perfekten Rahmen bietet: Im Setting von Supersportwagen und Motorsport erleben Sie die Neuigkeiten rund um ELO 25.
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Seien Sie dabei – und teilen Sie uns bitte mit, ob und an welchem Standort Sie teilnehmen werden.

Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldung und auf ein inspirierendes Treffen!

¹ Alle Personen statt, die am Stand von Treskon ihre geschäftlichen Kontaktdaten hinterlassen haben, sind zur Teilnahme berechtigt. Nutzen Sie daher die oben angegebenen Einladungslinks. Der Rechtsweg ist ausgeschlossen.

Die Digitalisierung der Büroarbeit ist ein Herzensthema von uns. Es stellt sich hier nicht die Frage ob, sondern wann ein Unternehmen den Schritt zur Veränderung wagt. Diese Entscheidung wurde den Betrieben durch die Corona-Krise nun abgenommen. Sie hat aufgezeigt, wie flexibel Unternehmen heutzutage sein müssen. Digitalisierungsmaßnahmen, die immer wieder auf einen späteren Punkt, zu dem vermeintlich mehr Zeit ist, verschoben wurden, hätten plötzlich am besten gestern passieren müssen. Auch lang nach den Ausgangsbeschränkungen gibt es immer wieder Situationen, in denen MitarbeiterInnen von zu Hause oder unterwegs arbeiten müssen. Wir haben alle gesehen, wie schnell das gehen kann. Die Zeit zu Handeln ist gekommen.

Ohne entsprechende Software sind die MitarbeiterInnen gezwungen, kreative Wege zu finden, Projekte zu koordinieren und Dateien zu versenden. Oftmals ist die Nachvollziehbarkeit und Archivierung kaum möglich, die Sicherheitsstandards sinken durch private Accounts auf ein Minimum.

Wir haben die Erfahrung gemacht, dass es quer über alle Branchen eine Scheu vor Innovation in diesem Bereich gibt. Das rührt aber oft daher, dass man nicht genau weiß was möglich ist, und wo man anfangen soll. Um Ihnen diesen Schritt zu erleichtern, haben wir unterschiedliche Pakete geschnürt, die Ihnen und Ihren MitarbeiterInnen mehr Effizienz im Büro-Alltag verschaffen.

 

Einstieg ins Enterprise-Content-Management mit ELO

ECM als ortsunabhängige Lösung

Der jetzt wichtigste Schritt zur Digitalisierung Ihres Büros, ist den MitarbeiterInnen die Tools zur Verfügung zu stellen, die ihre Arbeit vom Ort des Arbeitens unabhängig machen. ELO bietet nicht nur eine digitale und revisionssichere Ablage, sondern auch die Arbeit mit lebenden Dokumenten innerhalb eines intelligenten Systems. Dokumente, Daten und Informationen aller Art werden schnell gefunden, mit Workflows verknüpft, über Collaboration-Tools diskutiert oder mit Analysetools ausgewertet.

 

Das Paket enthält:

• ELOprofessional Named-Voll-User Lizenzen für 10, 20 oder 30 User
  • Workflows, Formulare, automatische Verschlagwortung, intelligente Suche,…
• ELO Business Solution Knowledge
  • zentrales Wissensportal für sämtliche vorhandenen Informationen
  • unternehmensweit allen Mitarbeitern zugänglich
• Softwarepflege für das erste Jahr
• Einrichten der ELO Installation auf Ihrem System
• Dienstleistungen über den Treskon Service Desk für das erste Jahr (Fair-Use-Prinzip)

 

[x] 10 User ab € 15.841,-

[x] 20 User ab € 26.402,-

[x] 30 User ab € 36.963,-

 

 

 

Digitales Rechnungsmanagement

Automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen mit ELO

Die Buchhaltung ist einer der Grundpfeiler jedes Unternehmens. Gerade jetzt ist es natürlich wichtig, Zulieferer nicht zu vergraulen und für einen flüssigen Zahlungsverkehr zu sorgen.
Sämtliche Eingangsrechnungen Ihres Betriebes werden formatunabhängig ausgelesen, Belegdaten werden extrahiert und klassifiziert und die Rechnung wird strukturiert in ELO abgelegt. Von dort startet die automatisierte Weiterverarbeitung mit individuellen Freigabeworkflows. Das sorgt für eine transparente Nachvollziehbarkeit aller Bearbeitungsschritte. Alle Daten werden gesammelt ausgegeben und können so bequem von Ihrer Buchhaltung weiterverarbeitet werden.

Gerne kümmern wir uns auch um die Anbindung der Buchhaltungssoftware, die in Ihrem Betrieb in Verwendung ist, um den Prozess noch weiter zu automatisieren. Zusätzlich können wir Unterstützung anbieten, falls Sie Rechnungen per Post erhalten und diese für die digitale Verarbeitung aufbereiten wollen.

 

Das Paket enthält:

• DocXtractor II Lizenzen für 12.500, 25.000 oder 50.000 Seiten pro Jahr
• ELO Business Solution Rechnung
• Einrichten der DocX Installation auf Ihrem System
• Softwarepflege für das erste Jahr
• Einrichten der ELO Installation auf Ihrem System
• Dienstleistungen über den Treskon Service Desk für das erste Jahr (Fair-Use-Prinzip)

 

[x] bis 25 Rechnungen/Tag oder 6.250 Rechnungen/Jahr ab € 28.255,-

[x] bis 50 Rechnungen/Tag oder 12.500 Rechnungen/Jahr ab € 33.199,20

[x] bis 100 Rechnungen/Tag oder 25.000 Rechnungen/Jahr ab € 40.220,20

 

 

 

ECM für Office 365

Vereinheitlichte zentralisierte Dateiablage mit Office 365 und SharePoint

Office 365 und SharePoint sind Tools, die in den meisten Unternehmen ohnehin vorhanden sind. Auch damit lässt sich schnell und unbürokratisch eine zentralisierte Dateiablage umsetzen. Diese ist gerade in Zeiten von Homeoffice besonders wichtig, um räumlich getrennten MitarbeiterInnen die Zusammenarbeit in Projektteams zu erleichtern.

 

Das Paket enthält:

• Awelos/Connect Lizenzen für 5, 10 oder 20
• ELO Business Solution Wissen
  • zentrales Wissensportal für sämtliche vorhandenen Informationen
  • unternehmensweit allen Mitarbeitern zugänglich
• Softwarepflege für das erste Jahr
• Einrichten der Installation auf Ihrem System
• Dienstleistungen über den Treskon Service Desk für das erste Jahr (Fair-Use-Prinzip)
• optional: Hosting via Treskon

 

[x] 10 User ab € 16.663,70

[x] 20 User ab € 19.159,75

[x] 30 User ab € 23.684,70

 

 

Gerne sind wir Ihnen dabei behilflich, das für Sie und Ihren Betrieb beste Paket zu finden!

Wenn Ihre Installation keine Wünsche mehr offen lässt, Sie sich aber näher damit befassen wollen, dann werfen Sie hier einen Blick in unser Schulungsangebot.

Kontaktieren Sie uns jederzeit unter office@treskon.at.

Treskon bietet ELO-Schulungen für Anwender und Endkunden an. Dabei sind die Schulungen auf die jeweils letztgültige ELO-Version optimiert und behandeln somit auch neue Features die manch einem Anwender unbekannt sind. Unsere Referenten sind auf dem jeweiligen Fachgebiet Spezialisten und können auf Ihre Fragen und Anregungen jederzeit eingehen. Jede Schulung bei Treskon wird im virtuellen Klassenzimmer abgehalten, dabei steht jedem Teilnehmer eine ELO-Installation zur Verfügung worin die Schulung “Klick für Klick” nachvollzogen werden kann. Jedem Teilnehmer wird zusätzlich ein Skriptum ausgehändigt.

Wir haben Schulungen zu den am meisten nachgefragten Themen aufbereitet, auf Anfrage bieten wir aber auch Schulungen exklusiv für Ihr Unternehmen an!

 

Folgende Themengebiete stehen momentan zur Auswahl:

 

ELO für Key-User

Lernen Sie den sicheren Umgang mit ELOprofessional und grundlegende Funktionen die bei der täglichen Arbeit von Nutzen sind.

Mehr erfahren

 

ELO für Key-User: Prozesse in ELO abbilden

Erwerben Sie das Wissen zu den vielfältigen Möglichkeiten zur Umsetzung von Prozessen mit ELOprofessional oder ELOenterprise. Lernen Sie wie Sie mit Workflows, Formularen und Business Solutions Prozesse in ELO abbilden.

Mehr erfahren

 

ELO für Administratoren

Vertiefung und Festigung des in der Projekteinführungsphase erworbenen Wissens. Sie lernen wie Sie ELOprofessional oder ELOenterprise im täglichen Betrieb verwalten und administrieren. Mit dem erworbenen Wissen sind Sie in der Lage Ihre Anwender bestmöglich bei ihrer Arbeit zu unterstützen und eine hohe Betriebssicherheit zu gewährleisten.

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ELO BLP & ELO BC für Administratoren

Sie erlernen den sicheren Umgang mit ELO Business Logic Provider und ELO Business Connect und das Wissen um die grundlegenden Funktions- und Konfigurationsmöglichkeiten, die einem Administrator zur Verfügung stehen.

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ELO BLP & ELO BC Masterclass für Integratoren und Entwickler

Sie erhalten einen Überblick zu den Möglichkeiten wie BLP & BC in vorhandene Geschäftsapplikationen (ERP, CRM, etc.) integriert werden können.

Mehr erfahren

Wir alle arbeiten im Büroalltag jeden Tag mit mehreren Applikationen für unterschiedliche Anwendungsgebiete. Den Überblick zu behalten fällt oft schwer. Relevante Inhalte sind oft nur nach langem suchen auffindbar, in E-Mails und Applikationen verteilt und bis zum nächsten Mal weiß man es wieder nicht.

Die Portrait App ist die Lösung für dieses Problem. Sie vereint all Ihre Geschäftssoftware praktisch in einer modernen App.

Sie können sich auf einen Blick alle für Sie relevanten Informationen der unterschiedlichen Applikationen anzeigen lassen. Eine intelligente Zugriffsverwaltung ermöglicht ein sorgenfreies Berechtigungsmanagement, immer am aktuellen Stand der Vorsysteme.

Die Portrait App ermöglicht eine barrierefreie Suche über sämtliche der angebundenen Systeme hinweg und sorgt so für einen praktischen Überblick über alle bereits vorhandenen Informationen. Durch die smarte Integration ist ein Springen direkt zum Suchergebnis in der jeweiligen Applikation nahtlos möglich.

Binden Sie auf einfachste Weise Ihre Geschäftspartner und Kunden mit ein und stellen Sie Ihnen individualisierte Informationen wie Preislisten oder Rechnungen zur Verfügung.

Verwenden Sie Portrait als Informations-Hub um alle Mitarbeiter gezielt über Neuigkeiten am Laufenden zu halten. Erreichen Sie auch Mitarbeiter ohne Computer-Arbeitsplatz via Info-Displays an Knotenpunkten.

Passen Sie Portrait individuell nach Ihren Wünschen an oder nützen Sie eines der vorhandenen Templates.

Erfahren Sie mehr auf: portrait.app

Sie wollen die Arbeit Ihrer MitarbeiterInnen modernisieren, wissen aber nicht wie? Die Maßnahmen in Ihrem Unternehmen gehen Ihnen nicht weit genug? Sie wissen nicht wo Sie anfangen sollen und welche Möglichkeiten es gibt? Keine Sorge, es geht nicht nur Ihnen so.

 

Wir wissen aufgrund unserer langjährigen Erfahrung in diesem Gebiet, dass Unternehmen aller Größen und Branchen ein gewisse Zögerlichkeit zeigen, wenn es um Digitalisierung der klassischen Büroarbeit geht. Das gründet aber vor allem auf dem Nichtwissen, ein wie großer Komfortgewinn sich mit überschaubarem Aufwand und persönlicher Betreuung erzielen lässt. Genau aus diesem Grund haben wir, gemeinsam mit unserem Partner TeamOne Consulting, ein Event zur Digitalisierung der Büroarbeit auf die Beine gestellt. Es geht hier nicht darum ob, sondern wann man den ersten Schritt setzt. Je eher sich ein Unternehmen mit dem Thema befasst, desto früher lässt sich ein Wettbewerbsvorteil nutzen.

 

Am 26. September 2019 fand also die erste Inspark im k47 in Wien statt. In toller Atmosphäre über den Dächern Wiens konnte man sich über die Möglichkeiten der Digitalisierung der täglichen Büroarbeit informieren. Wir haben uns besonders gefreut, dass Dejan Jovicevic, Geschäftsführer des brutkasten, durch den Abend geführt hat.

 

Zu Beginn gab es eine Keynote von Manfred Janele, Unternehmensberater und Coach für Change Management, zum Thema Spannungsfeld Generationenverknüpfung und Digitalisierung. Noch nie gab es so eine Fülle an technischen Innovationen in so kurzer Zeit. Unterschiedliche Generationen in einer Firma zu vereinen, ist eine der großen Herausforderungen unserer Zeit.

Besonders großen Anklang fanden die Customer Insights. Unsere Kunden berichteten, wie sie die Hürden der digitalen Transformation erfolgreich abgebaut haben. Von der Ausgangssituation im Unternehmen, über den Entscheidungsprozess für die passende Strategie bis hin zu den konkreten Maßnahmen. Sie schilderten wie es ihnen währenddessen ging, was die größten Verbesserungen waren und welche enormen Vorteile sie durch die Digitalisierung gewonnen haben.

Marie Kleiber, Geschäftsführerin der AMEX Export-Import GmbH, berichtete über die erfolgreiche Implementierung der E-Mail Archivierung mit ELO. Von der zentralisierten Ablage dank intelligenter Klassifizierung, über den enormen Vorteil der Bündelung aller Informationen, bis hin zur unschlagbaren Effizienz der raschen Auffindbarkeit spezifischer Daten.

Manfred Zilka, IT Specialist der Rittal GmbH, gab spannende Einblicke in die praktische Anwendung der ganzheitlichen Prozessintegration über die Grenzen des ERP-Systems hinweg. Er schilderte die gelungene Umsetzung eines unternehmensweiten ECM Systems, das zusätzlich Compliance und DSGVO Richtlinien berücksichtigt und eine enorme administrative Verbesserung brachte.

 

Des Weiteren konnten sich unsere Gäste in einem interaktiven Showcase vom vollständig digitalisierten Produktionsprozess – vom Kundenauftrag bis zum fertigen Erzeugnis aus dem 3D Drucker – überzeugen und ihren personalisierten Druck auch gleich mit nach Hause nehmen.

Begleitet wurde die Veranstaltung von einem flying dinner und Networking mit spannenden Gesprächen und Einblicken in die Digitalisierungsmaßnahmen anderer österreichischer Unternehmen.

 

Für diejenigen, die nicht persönlich vor Ort sein konnten, wurde der Abend live gestreamt um sich dennoch die vielen interessanten Ansätze der digitalen Büroarbeit nicht entgehen zu lassen. Werfen auch Sie gleich einen Blick in den aufgezeichneten Video-Stream und überzeugen Sie sich von den zahlreichen Möglichkeiten der Digitalisierung.

 

 

Wenn auch Sie sich Starthilfe bei der digitalen Transformation wünschen, zögern Sie nicht uns unter office@treskon.at zu kontaktieren!

“Finden Sie das E-Mail …?”

Dieser Satz lässt sich beliebig zu Ende führen – zum Beispiel:

• “…, das Sie vor drei Monaten bekommen haben?”
• “…, das im Postfach des Kollegen liegt der auf Urlaub ist?”
• “…, das gut versteckt im Unterordner B liegt?”
• “…, das Sie nicht erhalten haben, weil Sie nicht auf dem Verteiler waren?”
• “…, das Ihnen geschickt wurde, aber der Anhang leider zu groß war?”
• “…, das am Netzwerk-Share im Ordner X liegt – aber nicht im Ordner Y wo Sie es erwartet hätten?”

Wenn Ihnen eine dieser Situationen bekannt vorkommt, macht es Sinn sich über die Art und Weise wie Ihre Organisation mit Daten und Dokumenten – und damit dem gesammelten Wissen – umgeht, Gedanken zu machen.

Die gute Nachricht: Die Antworten auf diese Fragen wurden schon mehrfach gefunden. Erfolgreiche Lösungen zu diesen typischen Problemstellungen bieten wir im Rahmen unserer ECM Pakete an.

Vom Wissen der Einzelnen zur Schwarmintelligenz

Eine typische Organisation besteht aus verschiedenen Spezialisten – runter gebrochen in Bereiche, Abteilungen und Teams. Diese Einheiten werden wiederum von Spezialisten getragen, selbst in flachen Strukturen – nicht jeder kann sich um alles kümmern, nicht jeder soll “präventiv” alles wissen.

Daher ist der “Push-Mechanismus” beim Verteilen von Wissen problematisch. Oder besser gesagt, soll diese Art der Informationsvermittlung nur selektiv genutzt werden: Egal ob es der Newsletter ist, den keiner mehr lesen will, oder der Social Media Feed der uns mit Informationen erschlägt und uns tendenziell vom eigentlichen Ziel ablenkt.

Auch ein Grund warum Meetings eine gewisse Hassliebe erfahren: Mitarbeiter und Kollegen werden mit Informationen zwangsbeglückt, obwohl diese Informationen – aus Sicht der Empfänger – gerade nicht relevant sind.

Viel eher braucht es einen gewissen “Pull-Mechanismus” (= bewusstes Holen von Informationen). Benötigen Sie für eine Entscheidung Grundlagen und Hintergrundwissen, werden Sie sich bewusst auf die Suche machen: Kollegen fragen (persönliches Gespräch, Rückfrage per E-Mail, Kontakt per Messenger,…), Recherche in bestehenden Ablagesystemen oder gar Internet-Suchmaschinen wie Google nutzen.

Allerdings haben alle genannten Informationsquellen Schwachstellen:

• Persönliches Gespräch: Kollege ist nicht erreichbar oder noch schlimmer – Sie wissen nicht wenn Sie fragen sollen;
• E-Mails / Nachrichtendienste: Investierter Zeitaufwand steht nicht für die vermittelte Information;
• Ablagesysteme: Unvollständiges und selektives Wissen – oder drucken Sie alle E-Mails aus!?
• Internetrecherche: Keine interne Informationsquelle durchsuchbar.

All diese Schwachstellen lassen sich aber mit der Nutzung des unternehmensweiten Wissens lösen: Alle Informationsquellen werden gesammelt, in vereinheitlichter Form organisiert. Jederzeit durchsuchbar – und zwar nach Stichworten oder gar Inhalten von Dokumenten (wie bei Google). Somit werden Dokumente und Daten zu unternehmensweitem Wissen.

Die Grundlagen für Entscheidungen sind liberalisiert – jeder im Unternehmen kann ort- und zeitunabhängig dieses Wissen durchsuchen und nutzen.

Ein modernes ECM hilft Ihnen dabei Ihre Unternehmensinhalte zu verwalten – und zwar in einer Form, in der Sie und Ihr Team enorme Effizienz bei der Informationsbeschaffung erlangen – ohne dabei täglich zwei Stunden zur Archivierung von E-Mails und Dokumenten aufbringen zu müssen.

Wait just one minute before you answer!

Moment, da gab es ja noch etwas Wichtiges zu besprechen: Sind Sie eigentlich verpflichtet E-Mails zu archivieren – und in welcher Form?

Abgesehen von der bestmöglichen Nutzung unseres Wissens sind Sie gesetzlich verpflichtet, geschäftsrelevante Dokumente mindestens 7 Jahre aufzubewahren. Das gilt auch für E-Mails. Es ist wichtig dabei zu beachten, dass es nicht nur um den Inhalt geht (zum Beispiel was besprochen wurde), sondern auch die Form der Archivierung ist essentiell. Der Gesetzgeber (unternehmens- als auch steuerrechtlich) hat dafür klare Anforderungen:

• Ordnung – E-Mails müssen per Metadaten oder Kriterien (z.B. von Lieferant B, für Bestellung X) auffindbar sein;
• Urschriftstreue – Das E-Mail muss im Originalformat gespeichert sein (inkl. Merkmalen wie etwaigen elektronischen Signaturen!). Es muss sichergestellt sein, dass das E-Mail für die Dauer der Archivierungspflicht lesbar ist;
• Revisionssichere Ablage – Veränderungen müssen während der Aufbewahrungspflicht verhindert werden;
• Sicherheit – Notwendig um oben genannte Anforderungen zu gewährleisten;
• Vollständigkeit – Alle Belege müssen erfasst werden. Dies erfordert insbesondere nachvollziehbare Kontrollmechanismen.

Aufgrund dieser gesetzlichen Anforderungen reicht ein reines Wissensmanagement (Wiki, Content-Management-Sytem,…) nicht mehr aus. Diese Anforderungen erfüllt typischerweise ein Archivsystem, bzw. ein ECM-System. Natürlich gilt es die Notwendigkeiten zur Wissensverwaltung und gesetzlichen Verpflichtungen elegant zu vereinen – und da hilft eine moderne Plattform die alles aus einer Hand bieten kann.

tl;dr – Was kann ich nun tun?

Der erste Schritt zum besseren Umgang mit unseren E-Mails (=Wissen!) ist das Verständnis des großen Ganzen: E-Mails sind aktuell die wichtigste Form der Kommunikation, aber wie steht es um interne Informationen wie Belege, klassischer Schriftverkehr oder Kalkulationen? Stehen die auch im Kontext zu Ihren E-Mails? Wie können Sie all diese Informationsquellen erfassen und damit Ihr Unternehmenswissen nachhaltig nutzen?

ELO ECM als Lösung

Die gute Nachricht: Die Antworten auf diese Fragen wurden schon mehrfach gefunden und diese Erkenntnisse können Sie nun im Rahmen unserer Lösungen selbst anwenden. Egal ob ihre Emails in der “Cloud liegen” oder Sie eine lokale Serverinfrastruktur betreiben. Sprechen Sie uns an, wir haben die passende Lösung für Sie!

EU Datenschutzgrundverordnung

Am 25. Mai 2018 ist die EU Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) europaweit in Kraft getreten. Diese gibt jedem EU-Bürger mehr Kontrolle über die eigenen Daten und nimmt gleichzeitig die Unternehmen verstärkt in die Pflicht.

Betroffen davon sind Unternehmen jeglicher Größe, vom Einzelunternehmer bis zum Konzern. Außerdem gilt die Verordnung für alle Unternehmen, die Daten von EU Bürgern verarbeiten, also auch für jene, die ihren Sitz außerhalb der EU haben.

Konkret regelt die DSGVO die Verarbeitung von personenbezogenen Daten natürlicher Personen. Personenbezogene Daten sind all jene, mit denen eine Person identifiziert werden kann. Das sind etwa Name, Adresse oder die Kontonummer.

Der Begriff “Verarbeitung” umfasst sämtliche Interaktionen mit Daten in einem Unternehmen. Das erstreckt sich von der Erfassung, Speicherung, oder Organisation, über die Veränderung, Verwendung, oder Weiterleitung, bis hin zur Einschränkung oder Löschung. All diese Tätigkeiten sind außerdem technologieneutral, das bedeutet der Datenschutz bezieht sich auf elektronische Datenbanken genauso wie auf Akte in Papierform.

“Die DSGVO sieht vor, dass sich Unternehmen intensiv mit dem Thema Datenschutz beschäftigen.”

Jedes Unternehmen, das personenbezogene Daten verarbeitet, trifft die sogenannte Rechenschaftspflicht. Das bedeutet es muss gewisse Grundsätze einhalten, sowie deren Einhaltung belegen können.

Es muss aufgezeigt werden können zu welchem Zweck Daten verarbeitet werden, es dürfen nur die für ebendiesen Zweck erforderlichen Daten erhoben werden, und es muss dafür Sorge getragen werden, dass alle Daten richtig sind. Darüber hinaus dürfen personenbezogene Daten nicht unbegrenzt aufgehoben werden, sondern nur in dem Rahmen, wie es für den Zweck unabdingbar ist. Dafür sollte eine regelmäßige Löschung obsoleter Daten sichergestellt werden. Ein ECM System wie ELO unterstützt Sie dabei, dies nachweisbar einzuhalten.

Ein besonderes Augenmerk liegt auf dem Grundsatz der Datensicherheit. Unternehmen müssen dafür Sorge tragen, dass die verarbeiteten personenbezogenen Daten angemessen geschützt werden.

Die ersten Schutzmaßnahmen werden bereits bei der Gestaltung der Technik (“privacy by design“) getroffen. Mithilfe von ELO kann z.B. eine Pseudonymisierung (z.B. Passwortsicherung) von Daten durchgeführt werden. Zusätzlich dazu müssen die Einstellungen in den jeweiligen Programmen so gewählt werden, dass die Daten bestmöglich geschützt werden (“privacy by default“). ELO übernimmt hier bspw. die Aufgabe sicherzustellen, dass die betroffenen Daten durch Zugriffskontrollen und -beschränkungen vor unbefugten Personen geschützt sind.

Besondere Vorsicht ist bei der Verarbeitung sensibler Daten (z.B. Gesundheitsdaten oder politische Überzeugung) oder der Daten von Kindern geboten.

“Sie sind noch kein ECM Anwender? Nutzen Sie jetzt die Vorteile von ELO und sehen Sie der Datenschutz-Grundverordnung gelassen entgegen. Kontaktieren Sie uns und informieren Sie sich über Ihre Möglichkeiten.”

Die Verarbeitung personenbezogener Daten fängt schon im Kleinen an. So unterliegen etwa Unterlagen von Bewerbern oder Mitarbeitern der DSGVO. Das Unternehmen trifft hier eine Auskunftspflicht die schriftlich, in elektronischer Form erfolgen sollte.
ELO schafft für Sie die notwendigen Voraussetzungen zur Einhaltung der Vorschriften und ermöglicht Ihnen, einer Person auf Anfrage einfach und unkompliziert Kopien all ihrer Daten (gespeicherte Informationen, E-Mails, Notizen,…) zu übermitteln.

Zusätzlich sind Betroffenenrechte einzuhalten. Jeder EU Bürger, dessen Daten verarbeitet werden, hat das Recht, diese berichtigen oder löschen zu lassen, bzw. deren Verarbeitung einzuschränken. Mit ELO können Sie diese Vorgänge nicht nur rasch durchführen, sondern auch gleichzeitig den erforderlichen Nachweis der Durchführung erbringen.

“Sie nützen bereits ELO? Vereinbaren Sie jetzt einen Termin mit unseren Consultants und erhalten Sie wertvolle Tipps und Tricks über die Anwendungsgebiete im Rahmen der DSGVO.”

Praktisch alle Unternehmen, werden ein Verzeichnis Ihrer Verarbeitungstätigkeiten führen müssen. Dieses Verzeichnis ist vom Verantwortlichen, also vom Unternehmen, das über die Verarbeitung der personenbezogenen Daten entscheidet, sowie vom Auftragsverarbeiter, also bspw. dem Lohnverrechner, zu führen.

Dieses Verzeichnis enthält neben Angaben zum Verantwortlichen (z.B. Name, UID Nummer), vor allem Informationen zum Zweck der Datenverarbeitung. Das kann in etwa Personalmanagement (z.B. Lohnverrechnung) oder Marketing (z.B. newsletter) sein. Zusätzlich sind die Kategorien der betroffenen Personen und zugehörigen Daten anzuführen. Also bspw. Mitarbeiter (z.B. Adresse, Gehalt) oder Kunden (z.B. Kontaktdaten, Kaufinteressen). Wenn Daten weitergeleitet werden (z.B. an Finanzamt, Lohnverrechnung), dann ist das genauso zu notieren, wie wenn Daten an ein Drittland gesendet werden (z.B. Mutterkonzern). Darüber hinaus sind alle technischen und organisatorischen Maßnahmen, die zur Wahrung der Sicherheit eingesetzt wurden, aufzuzeigen.
ELO sorgt dafür, dass diese Daten in einer übersichtlichen Form dargestellt werden können.

“Die DSGVO möchte die Rechte von EU-Bürgern stärken – ein komplexes Unterfangen das Unternehmen umgesetzt haben müssen.”

Durch die Einführung einer EU-weiten Datenschutz-Grundverordnung sollen die Rechte der Bürger vereinheitlicht werden und Datenschutz besser reguliert werden. Interessant ist vor allem auch, dass sich auch Firmen mit Sitz außerhalb der EU an die neuen Vorschriften halten müssen.

Aufgrund der Komplexität des Themas empfiehlt es sich, Beratung von Spezialisten in Anspruch zu nehmen. Mit deren Hilfe lassen sich die Vielzahl von Neuerungen vollständig umsetzen.

 

Weiterführende Informationen

Verordnung (EU) 2016/679 der europäischen Parlaments und Rates vom 27. April 2016